山东高校档案管理专业委员会2015年年会（交流材料）

高校后勤社会化改革后的档案管理工作

济南幼儿师范高等专科学校 杨秀梅

内容提要：高校后勤档案是后勤管理的一项重要内容，也是高校档案管理工作的一个重要组成部分。高校后勤实行社会化改革，将后勤服务体系纳入社会主义市场经济，使得后勤行政管理体系在管理形态方面发生了重大变革。这种变革在给后勤管理带来诸多挑战和机遇的同时，也给后勤档案管理工作提出了更多更高的新要求。文章对当前高校后勤档案管理工作存在的主 要问题进行了深入分析，并从档案管理机制、人员培养、管理手段等方面提出了相应的对策。

关键词：高校；后勤社会化；改革；档案管理

高校后勤社会化是指高校在满足 “育人”的本质职能下，真正建立由政府引导、社会承担的职能，使高校后勤回归社会，使市场成为高校后勤资源配置的基础手段。

自1999年我国全面启动高校后勤社会化改革以来，高校的后勤行政管理体系逐步从高校中分离出来，形成了资本所有制的后勤企业集团。高校后勤在管理形态等方面发生了重大改革。从改革前后高校后勤属性的变化看，最重大的变化就在于高校后勤从单一的教育服务属性变成为商品和教育服务双重属性。既然具有商品的属性，也就意味着高校后勤服务要和市场经济接轨，同时仍然具有教育服务的属性，这正是它和社会第三产业的重要区别。

一、 高校后勤社会化改革后档案管理工作的意义

改革后的高校后勤按照企业化模式运营的管理制度，使得后勤工作在日常管理活动中形成了大量的、多门类的后勤档案，后勤档案工作的重要性更加突出。后勤档案是学校后勤工作的忠实记录，是解决后勤管理和决策的基石，是高校评估工作中的一项重要内容。尤其是后勤档案中的基建、设备、财务等档案，是今后学校规划建设、管理、维修的重要指南，更是解决法律纠纷的重要依据。做好后勤档案管理工作，有利于后勤各项工作的顺利开展，提高后勤各项工作之间的完整性和连续性，从而提高后勤管理水平和工作效率。同时，后勤档案也是管理者实行奖惩的重要依据，是职工对学生进行素质教育的好教材。因此，高校后勤档案管理工作必须跟上后勤社会化改革步伐，与时俱进，科学发展。

二 、高校后勤社会化档案工作内容

由于高校后勤社会化按照企业模式运行，在财务、人事等管理上具有相对的独立性，因此改革后的后勤档案内容就呈现了数量巨大、门类众多、载体多样的特点。同时，各高校因后勤工作运作模式的不同，形成档案也略有区别，概括起来主要有以下门类：

（一）文书档案

高校后勤管理部门在日常管理工作中形成的如总结、计划、会议记录、合同协议等真实记录的文件材料，是后勤部门管理活动如决策、项目建设、财务状况、人员情况等在档案中的真实反映。

（二）财会档案

财会档案是指高校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭据、账簿、报表等材料。高校后勤社会化改革后，在进行企业化运行时，财务上相对独立，这部分档案更要加强监督管理，严格归档制度，使其及时归档，以备不时之需。

（三）基建档案

高校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案。

（四）设备档案

凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案，例如设备的验收报告、设备的维修保养记录等。设备档案的完整与否对学校的教学、科研和师生生活具有重要的意义。

（五）产品生产与科技开发档案

学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

（六）其他

诸如病例档案等等。

三 、高校后勤社会化改革后档案工作存在的主要问题

（一）档案意识薄弱

后勤社会化改革后，由于目标管理的实行，使得后勤管理工作更偏向于经济效益的发展，而作为服务性工作的档案管理工作由于不能直接创造经济效益，普遍未被纳入重点工作范围，软、硬件配备方面不到位致使档案管理工作难以得到进一步发展。在实际工作中，往往从上到下普遍对后勤档案在学校管理中的重要作用认识不足，不但缺乏专人专管的档案管理体制，更无法做到“三纳入”“四同步”，就连兼职档案员也频繁变更，导致档案工作的连续性与完整性得不到实现，给档案管理工作带来了一定的难度，制约了档案工作的发展。

（二）缺乏有效的管理机制

随着高校后勤社会化后档案管理工作的性质和工作范围的变化，现有的高校后勤档案管理又缺乏一套完整的行之有效的规章制度，因此造成后勤档案的监督、检查和保管工作难以实现统一化，而频繁的人员更换却没有一套完整的交接手续，又容易造成重要文件的散失，影响档案质量，难以满足工作发展的需要。或者即便有了完整的管理制度，缺乏相应的考核奖惩措施跟进，从而造成落实不到位、贯彻不彻底的现象。

（三）缺乏专业化的后勤档案工作人员

工作人员的专业素质直接影响档案工作的质量，后勤社会化改革之后，机构发生了变化，但是后勤企业中的秘书人员大多都还是原先兼职的档案员，并未受过任何的档案业务培训，业务能力不足，专业思想不牢固，对自身工作缺乏自豪感和责任心，因此在工作中容易出现纰漏，对工作造成影响。

（四）档案管理科学化水平低，不能适应现代化的档案工作要求

随着科学技术的发展，各种信息技术得到广泛的应用，各种网络化、数字化的媒体、设备的出现使人们的生活工作方式发生了很大改变，传统的档案管理模式已经无法适应信息化的发展，档案的数字化管理已成为档案管理的必然趋势。目前高校后勤档案管理中普遍存在资金投入不足、硬件落后、基础条件差、安全无保障等问题，多数仅仅是在档案资料的整理记录中使用了计算机，距离真正的档案科学化管理还相差甚远。

四 、加强后勤档案管理工作的思考

（一）提高全员档案意识，建立健全后勤档案管理制度

全员重视是搞好档案工作的基础，完善的管理制度是做好后勤档案工作的基本保障。首先，管理层要在法律、法规及规章制度的基础上对后勤档案管理工作进行宏观把握，分管领导应根据本单位后勤工作的实际情况，在实际工作中探索一套适合本部门发展的档案管理机制，制定、完善后勤档案管理工作规章制度，健全档案管理工作网络，明确有关人员的职责范围，建立健全切实可行的考核、激励机制，积极探索行之有效的管理方法，做好档案管理的检查以及验收工作；其次，要为档案工作提供必要的物质保证，档案管理工作经费要年初有预算，年中有检查，确保专款专用，在物质层面为后勤档案工作保驾护航；最后，要对相关人员不定时开展专题培训，真正提高档案管理领导和人员的档案意识，使其真正认识到后勤档案管理工作的长远作用，调动档案工作人员的工作积极性。

（二）建立一支高素质的档案管理队伍

随着后勤社会化集团的增多，档案数量也随之增加，对于档案管理的科学性要求也越来越高，因此建立一支高素质的档案管理队伍已成为当务之急。要对档案管理人员进行专业素质培训，提高档案管理工作人员的整体素质。首先，高校可通过组织相关的档案管理人员参加相关的档案业务培训，学习最新的、系统的档案管理方法，提高档案管理人员的业务能力；其次，聘请一些年轻有为、敢于创新的信息化专业人才，保证管理知识和技术的与时俱进，推动档案管理工作的进步和创新；第三，加强档案管理人员的职业道德修养和思想政治教育，增强职业自豪感，培养综合素质全面发展的复合型档案管理人员。

（三）实现档案数字化管理

档案数字化是随着多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它主要通过电子扫描、计算机录入等形式，将档案中的图像、文字等信息经过转换，形成可以识别的、可便于人们保管和利用的数字化的档案信息库。它的运用，有利于实现后勤档案信息资源的科学管理和合理配置。因此，要想真正实现档案的数字化管理，首先要建设后勤档案信息资源，充分运用后勤管理工作中已有的数字化与网络化技术等各类信息资源，建立规范化、标准化及有共享功能的目录数据库，并对完成数字化的档案信息进行加工、组合、分类，实现网上归档和检索，提高档案信息化管理和利用效率；其次，做好档案管理信息安全化工作。例如设立防火墙、不断强化管理人员的安全防范技能和安全保密意识、重要信息分开存档多备份等；第三，要加强对档案管理人员专业素质的培训，保证其具备较好的计算机实际应用、网络技术、信息技术等专业水平。

总之，随着高校后勤社会化的深入，如何做好高校的档案管理工作，更好地为高校的科研教学服务，已经成为后勤管理工作的新课题。高校后勤档案管理只有立足自身实际，不断探索新的管理模式和方法，才能更好地开创新局面，为学校的管理、教学、科研服务。

（作者为济南幼儿师范高等专科学校馆员）

通讯地址：济南市长清大学科技园丹桂路2011号；邮编：250317

联系电话:0531-87207911

参考文献

[1] 路长兰. 高校后勤档案管理存在的问题及对策[J]. 泰山学院学报. 2014(03): 141-144.

[2] 于延仲. 关于如何加强高校后勤财务会计档案管理的探讨[J]. 高校后勤研究. 2013(02): 58-59.

[3] 王静. 加强高校后勤档案管理工作的几点思考[J]. 青年文学家. 2013(20): 215-217.

[4] 周红莉. 加强高校后勤档案管理工作的思考[J]. 郧阳师范高等专科学校学报. 2012(05): 109-111.

[5] 吴雪君. 浅谈高校后勤档案管理[J]. 高校后勤研究. 2013(04): 77-78.

[6] 杨丽萍. 如何做好高校后勤档案管理工作[J]. 郑州牧业工程高等专科学校学报. 2013(01): 78-80.

交流课件（杨秀梅）.ppt