山东高校档案管理专业委员会2015年年会（交流材料）

高校基建档案数字化资源共享初探

山东农业大学 耿丽 刘洪仁 李燕

内容提要：高等学校基建档案与其他档案和文献类型相比具有特殊性，在基础设施可持续利用以及教学资源溯源等方面具有不可替代的作用。本文依据基建档案管理的实际，论述了基建档案的主要特性、基建档案数字化管理的现状；结合档案信息化进程，提出了基建档案数字化利用及资源共享的途径，为实现基建档案科学管理和资源开发提供依据。

关键词：基建档案；数字化；资源共享

高校基建档案是高校基建工程在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及工程结算全过程活动的真实记录。基建档案不仅对鉴定基建工程质量、投资效益有重要的凭证作用，而且对工程项目建成后的维修、改扩建、管理、法律纠纷等具有重要的依据作用。高校基建档案中各种图纸，包括地质图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图等，在工程建成后的使用、管理、维修改造及有关的教学资源统计分析等尤其具有不可替代的作用。

1高校基建档案的特性分析

高校基建档案的开发利用首先必须考虑其特殊性，将其与其他档案和文献类型区别开来，并把它的特点作为实现科学管理和资源开发的重要依据，才能有效解决开发利用过程中遇到的各种问题。

1.1基建档案的成套性

一个基建项目的档案是有机联系的整体，规律性地形成了一系列相关科技文件。在基建项目建设过程中，包括项目建议书及上级批复、可行性研究报告（包括项目评估、环境预测、调查报告、任务书等）、设计基础（包括水文地质、勘察报告、化验报告等）、设计文件（包括技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计评价、鉴定审批等）、工程管理文件（包括招投标合同及协议书、施工执照、产权证书等）、施工（包括规划许可证、施工许可证、设备管线电气仪表安装施工文件等）、竣工验收（包括验收报告、竣工图纸、质量评定材料等）、监理材料等等。

1.2基建档案的专业性

不论是基建档案的形成领域还是内容性质都具有鲜明的专业特点。整个建设过程中，需要气象、地质、规划、设计、建筑、检验、财会等不同领域的知识。

1.3基建档案的阶段性

基建档案的基本特点是分阶段、按时间顺序形成，不同的阶段形成不同的档案。如施工阶段有开工报告、施工方案、施工计划、原材料的有关证明、设计变更、图纸会审纪要、系统调试、实验记录等等。

1.4基建档案的现实使用性

这是基建档案区别于其他档案的一大特点，其他文件材料归档后，用来历史查考的较多。而基建档案则是，只要这一基建项目没有拆迁，那么有关基建档案就不能销毁。我校是一所百年老校，有很多建筑已成为文物不能拆迁。我校已成为文物的建筑有大礼堂，老图书馆，一号、二号、三号教学楼等。这些建筑的基建档案要永久保存。

1.5基建档案来源的广泛性

基建档案材料的来源涉及到政府部门的规划、施工审批，设计部门的设计论证，建筑部门的施工建设，监理部门的监理监察，质检部门的质量检查，以及原材料的合格证书、检验报告等。

1.6基建档案的庞大性

前几年各高校大量扩招，进行新校区的大规模建设，工程量大，工程复杂。即有大型的教学楼，又有大型的体育馆、图书馆及其他生活区建筑和辅助性建筑，形成了大量的基建档案。我校仅南校区建设就形成基建档案445卷（盒）约45000页。

2高校基建档案数字化管理的现状

由于对高校建筑物的维护、修缮、改造等方面的活动，基建档案原件频繁使用，破损严重。虽经多次粘贴、修补，仍然急需采用相应补救措施保护原件。我校保存最早的基建档案已有50多年历史，受时代限制档案形成时用纸、用笔等质量不高，有的已洇花不清。所以高校基建档案数字化迫在眉睫。

2.1档案意识不强，归档不及时，质量不高，严重影响基建档案的数字化

学校领导和基建部门往往对工程经费、进度和质量重视程度高，而对基建档案的收集及保管不够重视。在实际工作中经常发现基建工程某些材料丢失现象，其中设计变更、施工记录等的遗失最为常见。基建档案来源的广泛性特点，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，决定了基建档案收集和归档的不及时、不规范。

2.2资金严重不足

基建档案数字化是高新技术支撑起来的，需要大量资金的支持。基建档案中的竣工图纸，是利用率最高、查考价值最大的核心部分。由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，所以扫描质量要求高；基建图纸型号齐全，所以要求具备扫描大规格图纸的扫描仪。我校2000年以前基建图纸共有4132张，无法取得电子版，尤其是成为文物的建筑物图纸老化、破损严重；2000年以后基建图纸4209张，有的也无法取得电子版。所以优先使竣工图纸数字化就需要大量资金。

2.3基建档案开发利用滞后于网络建设

特别是二十一世纪以来，尤其是高校网络建设飞速发展，信息传输渠道日益畅通，但在网络基础设施不断完善的同时，基建档案资源的数字化却成效不大，明显滞后于网络建设。现在，基本是按照传统手工方式提供利用，即使有数字化，也只能提供案卷级信息检索。

2.4专业人才缺乏

基建档案的特点决定了它的专业性。基建档案数字化需要既懂档案知识又懂基建知识还懂信息技术的复合型人才。我国档案专业人才的培养远远落后于实际需要，档案专业人才极其有限。特别是高校档案馆（室）档案管理人员大部分不是专业人才，而且年龄偏大，缺乏系统的专业教育和专业技能训练，尤其欠缺信息技术。仍习惯于传统收集、检索。所以基建档案数字化的发展非常缓慢，还有很长的一段路需要走。

3高校基建档案资源共享是实现基建档案数字化的有益探索

高校基建项目的勘察设计由勘察设计研究院负责，施工建设由基建部门负责招投标建设，建成后基建档案由档案馆（室）负责管理，维修、改造由后勤维修部门负责。所以，有效整合各个部门的力量，共同建设开发基建档案，做到信息资源共享，是实现基建档案数字化的有效途径。“共享”实际是更大范围，更多人的利用，传统的档案利用是一对一的提供利用，“共享”则是一对众的利用。资源共享就是更高效的利用档案资源。

3.1争取领导重视和资金支持，为基建档案资源共享提供保障

只有争取领导重视，才能协调几个部门的力量，共同实现基建档案数字化。成立基建档案领导小组，一位分管校领导为组长，设计院、基建部门、后勤处、财务处、档案馆等为小组成员。从工程项目的立项、勘察、测绘、设计、施工、竣工验收，到基建档案纸质、电子版全部归档，细化各项制度并责任到人。只有领导重视，才能从源头抓起。我校已有基建档案数量庞大，仅竣工图纸一项，就是一笔不小的开支，数字档案的维护费、日常使用费都是不小的数目。高校档案馆（室）是清水衙门，负担不起资金问题。所以只有争取领导重视，才能有资金的保障，各个部门有钱的出钱、有力的出力。

3.2整合基建档案信息资源，为基建档案资源共享奠定坚实基础

基建档案的特点决定了它具有很强的专业性。我校勘察设计研究院现有国家认证颁发的水利行业乙级、建筑工程设计乙级、市政公用行业（风景园林、道路、给水、排水）丙级、勘察专业类（岩土工程）乙级、土工试验室乙级、测绘资质丙级和工程总承包丙级等资质。具有较强的技术力量，并且2000年以后的基建项目竣工图纸大部分保存有电子版。完全可以弥补档案管理人员不懂基建知识的不足。以我校正在建设的工科大楼为例，财务处、基建部门负责项目立项档案的收集，设计院负责勘察、测绘、设计等档案的收集，基建部门负责招投标、施工、竣工验收等档案的收集，后勤处维修部门负责使用阶段维修、改造等档案的收集，档案馆负责整个工程项目档案的管理、归档及档案业务指导。

3.3及时提供有效的服务，减少档案原件的使用并减缓老化

高校建筑物的维护、修缮、改造等，施工周期较长，对基建档案的利用时间较长，档案一般需要长时间借出，档案的安全得不到保证，时有档案丢失现象，同时影响其他单位使用。基建档案数字化，每个有关单位预设登录户名密码，直接登录校园网查看使用，可以几个单位同时使用，最大限度地提高档案的利用率，减少档案原件的使用次数，使档案的安全性得到保障。

3.4加强学习培训，打造基建档案资源共享高素质的管理队伍

档案工作的最终目的就是利用服务，由于高校所服务的对象是素质较高的人员，所以对档案管理者的素质要求较高。基建档案资源共享可以使基建档案信息更好的得到利用，更快捷准确地为高校决策机构提供依据。基建档案资源共享是一项新工作，技术性、专业性比较强，需要专门的知识和人才。基建档案资源共享可以大大提高管理员的工作效率，节约大量的手工工作时间，有充足的时间钻研业务，开拓创新，不断提高管理水平。

（作者耿丽为山东农业大学档案馆副研究馆员；

刘洪仁为山东农业大学档案馆馆长；

李燕为山东农业大学档案馆副研究馆员）

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参考文献

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[2]曲明霞.高校基建档案信息的开发.北京档案，2003,35（9）：34-37

[3]崔凯.高校基建档案管理现状、特点与对策分析.科技信息，2010,43（18）：733

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