山东高校档案管理专业委员会2015年年会（交流材料）

民办高校档案规范化管理的问题与对策

山东英才学院 王磊

内容提要：档案的科学管理，是衡量一所民办院校工作业绩与管理水平的必不可少的依据和尺度。但因民办高校档案管理体制欠缺、经费不足、理念落后等问题，导致当前的档案工作普遍存在管理意识淡薄，材料收集不齐，信息化建设滞后等不良现象。针对这些状况本文从领导重视、制度健全、设施完善、效用发挥、“三化”推进及队伍稳定等方面就如何真正实现档案管理规范化进行深度探讨。

关键词：民办高校；档案管理；规范化；数字化；一体化

随着我国高等教育改革的不断深入，民办高校有了蓬勃的发展。但因体制、经费、观念的不同，导致民办高校的档案管理工作与公办高校相比，仍然存在较大的差距,而如何转变管理思路和理念、最大化发挥档案工作的效用、提高档案管理水平、健全规章制度，并最终实现档案管理规范化，成为摆在我们每一位档案工作者面前的重要课题。

一、民办高校档案规范化管理存在的问题

（一）整体管理意识淡薄，部分档案材料散失

民办高校由于采用民办机制，人员编制紧张，加上部分民办高校领导档案意识比较淡薄，使大量反映学校进程轨迹的文件材料都散落在各职能部门的负责人或具体的操作人员手中，没有及时归档。而且档案工作本身在教学、科研、学生管理及后期服务各项活动中，存在相对滞后性，这些就导致初期的部分基建档案材料收集不齐，也为后期施工和维修带来种种不便，甚至造成重大经济损失。

（二）工作机制不够健全，职责细分尚未明确

要搞好民办高校的档案管理工作，必须依法建档，并且有切实可行的制度做保障。民办高校在建立全面质量管理体系的过程中，对档案管理规章制度的建设向前推进了一步，但在档案管理运行方面，依然存在档案的形成、收集、整理、归档等工作落实不到位，主要是因为各部门领导及兼职档案管理人员，对档案管理的规章制度学习不够。

（三）信息化建设相对滞后，资源共享难以实现

档案管理信息化建设刚刚起步，学院在各项教育、教学、科研及服务过程中，形成了大量档案资料，随着电子信息技术的广泛应用，有大部分资料是纸质文本和电子文本共存，但由于没有系统有效的管理软件，信息不能共享，给学院的整体发展造成影响，档案管理数据库建设滞后。

（四）部门馆室要素建设欠缺，考核指标设置不合理

民办高校各二级学院、职能部门的负责人及管理人员岗位更替、人员变动大，没有建立部门档案资料室，没有对本部门管理活动进行系统分类整理，导致部门档案管理缺失。档案管理工作也没有明确的考核指标和定性要求，致使档案管理工作相对滞后的现象依然存在。

（五）管理人员一人多职，专业化队伍亟待建设

多数民办高校的各二级学院、职能部门没有专职档案资料管理人员，大多数是教学秘书或行政秘书兼任，由于这些人员业务不熟悉，给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。

二、有效实现民办高校档案管理规范化工作的几点建议

（一）领导重视，宏观管理、具体指导双管齐下

在档案馆建设之初就要成立档案工作领导小组，将档案工作列入民办高校年度发展计划、工作要点和总结中。在档案馆的发展过程中，学院领导并提出档案建设的目标和任

务，在院长办公会和其他重要会议上要对档案建设、设备购置等工作及时研究及批示、并协调解决档案管理中的重大问题；同时增加资金投入，加大档案资源的建设与开发。随着民办高校的快速发展，学院领导要转变观念，强化档案意识，在基础业务建设方面，建立文件资料管理程序，充分利用信息技术，实现学院信息资源共享，做到文档管理一体化、馆藏档案数字化、档案利用网络化。

（二）结合民办院校发展实际，形成档案工作网络体系

从民办高校财务、基建等档案管理的实际情况出发，坚持原则性和灵活性相结合，以统为主、分管为辅、统分结合、重在发展的档案管理工作原则，实施学院档案馆统管和各部门分管相结合的工作机制。学院档案馆要对各部门档案管理工作进行专项督促和定期检查与指导，这样才能有效调动了各部门档案管理工作的热情和积极性，促进了学院档案工作的协调发展。

（三）细化档案管理工作流程，科学完善绩效考核体系

档案文件的收集、整理和归档等业务要求应纳入民办高校管理工作流程，档案工作的目标责任下达到基层。为了提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，要将档案工作在学院各部门、各单位作为一项“一把手”工程来抓。各部门、各单位的领导作为本单位档案规范化建设的第一责任人，档案室具体指导基层的业务工作，依据档案考核标准定期考核，档案的形成、管理、服务工作质量考核指标亦被纳入学院绩效考核体系。

（四）健全相关规章制度，切实践行规范化管理

1.健全各项规章制度及措施。一是建立和完善文件材料的归档制度，并将其纳入各项教学、科研、财会和行政管理人员的职责范围内和绩效考核体系，保证所形成的档案完整、准确。二是要形成学院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《档案管理办法》中规定的各类档案归档时间，学院档案室及时督促有关部门预立卷，使各类档案在每年的6月底前基本完成立卷归档。三是保证档案的完整、准确、系统。学院要在中层干部大会、档案员培训班以及日常工作开展中，强调要求各部门负责人指导档案人员，把好档案工作的“三关”，即把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。为从源头上控制档案的流失，学校还应规定教职员工离职前须到档案室办理档案移交手续，进一步保证档案的安全性、完整性。四是做好涉密档案材料的保密工作。

2.开创性地发展“四纳入”“四参加”制度。为贯彻教育部《普通高等学校档案管理办法》的要求，民办高校应不断完善档案工作制度，逐步形成了将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入各部门、各单位年度工作计划，纳入领导工作议事日程及有关人员的职责范围，纳入学校工作质量考核体系中的“四纳入”制度，以及档案管理人员（包括专职或兼职）要参加学校的重要会议活动、教育教学评估、设备开箱验收、基建项目竣工验收的“四参加”制度，从源头上实现档案收集工作的齐全性、完整性。

（五）加强档案数字化建设，实现文档一体化管理

建立档案信息网站，及时公布有关档案的法律法规和学院的档案信息管理、档案编研、档案知识等情况，全面展示介绍学院档案工作动态。

（六）提高管理人员素质，打造专业化团队

为适应民办高等教育的发展，打造一支政治强、业务精、作风好的结构合理、能胜任档案管理和编研工作的复合型人才档案管理工作团队是档案工作安全性、长效发展的关键。民办高校应以学校内部机构改革为契机，通过岗位聘任制，建立专人负责、兼职为辅的工作制度，根据工作需要适时增设岗位和编制，并通过专家讲座、业务培训，不断提升档案人员的业务水平和知识结构。

(七)以服务大局为宗旨，积极做好“利用”文章

“服务是档案工作的根本目的和永恒主题，也是档案工作的立业之本。”长期以来，民办高校要将档案室打造成为学院档案的保管基地和查找利用的中心，为学院的教育教学改革、科学研究、评估建设、学生管理等各项工作提供可以利用的宝贵材料，能够有效的解决学院出现的法律纠纷等问题。同时，档案室编写的学院校史、大事记、学生手册、组织沿革、各类汇编等一系列材料，将为学院的重大决策切实起到参谋助手的作用。

总之，档案管理作为民办高校内部大系统中的子系统，是学校发展不可分割的重要组成部分。民办高校必须充分认识到档案工作在学校发展中的重要地位和作用，把档案工作融入到学校各项日常工作中，常抓不懈。

（作者为山东英才学院校办综合档案室主管 馆员）

通讯地址：济南市高新技术产业开发区英才路2号；邮编：250104

联系电话：13573196205

参考文献：

[1]唐丽华．办公自动对档案管理工作的影响与对策[J]．档案时空，2003(6).

[2]王云庆.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社,2010.

[3]朱青梅．浅谈民办高校教学档案的管理[J]．西昌学院学报·自然科学版，2007（3）

交流课件（王磊）.ppt