山东高校档案管理专业委员会2015年年会（交流材料）

以制度建设为抓手 保障档案工作的科学规范

潍坊学院 孙丽梅

内容摘要：高校档案工作是学校的基础性工作之一，高校档案制度建设是保障各项档案工作顺利开展的前提条件。本文以我校“档案制度建设工作创新”为例，从高校档案工作首先要领导重视、档案制度建设要与时俱进、档案工作制度要提高执行力等几方面阐述了档案制度对档案工作的重要作用。

关键词：高校档案工作制度 制度建设

高校档案是学校发展的历史记录，是学校的宝贵资源，是学校软实力的重要体现。档案工作是学校的基础工作之一，发挥着保存历史、服务现实、见著未来的重要作用。俗话说“无以规矩，不成方圆”，高校档案工作制度建设是保障各项档案工作顺利开展的前提条件。为进一步规范学校档案工作、强化责任意识，我们以《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号）的施行为契机，结合我校近年来抓档案制度建设的情况，以“依法治档、依规治档”为主题，开展“档案制度建设工作创新”，重新梳理完善了学校档案工作制度，以保证学校档案工作的与时俱进。

一、领导重视是推进档案工作各项制度建设的坚强后盾

制度建设是一个制定制度、执行制度并在实践中检验和不断完善制度的动态过程，是一个循序渐进的系统工程，要稳步推动，首先需要学校上层部门的重视与支持。我校高度重视档案工作，档案制度建设规范。2009年至今，在学校党委的大力支持下，通过学校党委会、院长办公会研究，行文发布了《潍坊学院档案管理办法》《潍坊学院档案工作“四纳入”“四同步”制度》《档案库房管理制度》、《档案保密安全制度》《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》《档案工作奖惩制度》《档案查借阅制度》《档案工作岗位职责》《文件材料归档范围》、《知识产权类档案归档管理办法》《潍坊学院各类档案归档管理制度》等系列规章制度，之后按照上级工作部署，结合工作实际又先后出台了《潍坊学院重大活动档案收集管理办法》《潍坊学院档案管理工作考核办法》《档案材料形成单位、课题组立卷考核标准》《优秀档案员评比条件》等系列档案规章；这些规章制度的建立与实施，提高了我校档案管理的科学化、规范化水平，依托制度建设，切实做到了“依法治档、依规治档”，用制度来制约各项工作的规范开展，并取得了好的成效，2010年6月在山东省教育厅、山东省档案局关于对《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）贯彻情况进行的联合执法检查中我校获得“山东省档案管理优秀单位”荣誉称号；近年来，在工作中我们坚持靠制度制约一切行为，依法依规治档，我校档案工作不断得以提升：2011年5月，在山东省档案管理考核中，潍坊学院档案馆被评定为“全省档案管理考核先进单位”，晋升为“山东省特级档案馆”；2013年被省档案局评为“全省档案统计工作先进集体”；馆内多名同志先后被山东省档案局评为省“档案管理先进个人”、省“优秀档案工作者”、省“档案统计年报工作先进个人”。

二、档案制度的不断修订完善是档案工作与时俱进的必要保障

在信息化、网络化的当今，随着档案环境的不断改善和人们对档案认识水平的不断提高，建立健全适时、适宜的档案工作制度是保障档案工作稳步科学发展的必要条件之一。

2014年5月初，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出了“完善归档制度”、“建立完善档案安全应急管理制度”等制度建设的要求。为此，我们努力践行习近平总书记“把权力关进制度的笼子里”的号召，以30号令颁布为契机，结合“党的群众路线教育实践活动”，本着完善、创新、实效的原则，重新梳理修订了《潍坊学院档案管理办法》、《潍坊学院档案管理工作考核办法》、《全宗卷管理制度》、《党群、行政、重大活动类档案管理制度》、《教学、科研、知识产权类档案管理制度》、《基建、仪器设备类档案管理制度》、《财会、外事、出版类档案管理制度》、《声像、实物档案管理制度》、《电子文件归档管理制度》、《档案信息化管理制度》、《档案管理系统运行管理制度》、《档案移交制度》等多项档案规章制度，进一步完善了学校“档案工作制度”，做好了宣传造势工作，建立了制度墙，并将该项工作梳理总结后作为一项创新成果向省档案局进行了创新工作立项申报。目前，学校档案馆已建立30余项规章制度，基本实现了对学校档案工作的全面规范，保障了学校档案工作的与时俱进。

三、档案工作制度的规范执行是推进档案工作顺利开展的有力武器

制度如渠，行为如水。渠道怎么设，水就怎么流。在工作中，我们以制度建设为抓手，以法规为准绳，以制度为规范，保障了我校档案管理工作的规范、科学、有序。通过档案管理制度的完善，促进了学校档案工作的开展，潍坊学院的档案管理工作近年来上了一个新的台阶。

一是学校档案管理体系更加健全，档案工作网络覆盖全校，档案工作责任到人，形成了“统一领导、统一制度、统一管理，各单位密切配合”的有效工作机制。因为我校的档案工作网络健全，有54人组成的覆盖各二级单位的兼职档案员队伍，同时档案的移交实行部门“一把手”签字制度，所以能够做到对全校全方位立卷归档无死角，基本达到了应归尽归。

二是档案资源建设方面，按照《实施〈山东省档案工作科学化管理规范〉测评办法》（鲁档发〔2014〕37号）文件要求，学校严格执行文件材料归档制度，根据学校工作实际规范文件材料归档范围，从源头上加强了各种门类、各种载体档案的收集归档，保障了档案资源的齐全、完整；同时，学校档案工作严格贯彻《高等学院档案管理办法》，实行“档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，学校各部门负责档案工作的专兼职档案员按照岗位职责和归档要求，组织本部门的教学和管理等人员及时整理档案和立卷，档案资料的收集、归档层层把关、节节监控，档案资源建设工作稳步进行。

三是我校档案管理工作评比制度落实到位，档案工作更趋规范，年入库案卷种类、案卷数量逐年增加，大大丰富了档案馆藏。我校自2011年开始实施对全校各部门档案工作的考核评比。在每年初举办的全校专兼职档案员集中业务培训会上，发放《档案材料形成单位、课题组立卷评比标准》；各立卷部门移交档案时，对照《档案材料形成单位、课题组立卷评比标准》填写自查打分表，由部门负责人签字并加盖公章后随立卷档案送交档案馆；本年度档案收集完毕后，由学校综合档案工作领导小组办公室组织成立“档案工作评价组”，依据评比标准结合各单位档案工作情况进行汇总考评，确定评比等次，报分管档案工作的校领导审批，并在全校进行通报表彰。通过该项工作的实施，杜绝了我校档案工作中的一些问题：如2012年在文书档案的收集过程中，出现了档案分类不准确、系统录入不完整、装订不规范等情况，档案馆工作人员依据27号令和《考核标准》等规章，将该情况通报给其部门负责人,责令该部门按照立卷规范整改，该部门领导严厉批评了他们的兼职档案员，并督促指导兼职档案员按照档案制度要求进行了整改，最终按质按量完成了该部门档案的归档入馆，自此，该类情况再无出现。再如，之前，我校实验设备类档案的收集归档是个老大难，因此类档案没有固定的归档时间，只能随仪器的购进按规定归档，但该部门原兼职档案员责任心不强，在归档工作上存在应归档案不交、拖后移交甚至不认账的情况，经常与档案馆工作人员扯皮，有时甚至发生争吵，档案管理评比工作开展后，我馆依据27号令关于价值在10万元以上仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料都应归档的要求，将该情况汇报给了学校分管领导，并对该部门进行了全校通报，引起了该部门重视，更换了一名德才兼备、责任心强的同志任兼职档案员，从此该类档案的归档移交非常及时，杜绝了档案工作的随意性。

四是学校进一步贯彻档案工作法规要求，按标准增设档案库房、加大设备投入，为档案工作的发展和科学化规范管理提供了保障。目前我校档案馆舍面积已达1000平方米，做到了三室分开，档案库房“九防”措施到位，库容量基本满足了当前和未来几年我校档案工作发展需要。

五是依托制度的修订与完善，积极开展档案业务知识和岗位技能培训，通过宣传教育、制度制约、细化责任，增强了全员的档案意识和档案法治意识，综合管档能力大大提升。

结语

总之，高校档案工作制度建设体现着自身的发展建设成果，今后，依托国家档案法律法规的健全完善，我们将进一步提高学校档案工作制度建设的质量和水平，更加科学规范的做好我校的档案工作，真正发挥好高校档案服务师生员工，服务教学科研，服务地方经济发展的作用，发挥好高校档案在大学文化建设和区域文化建设中的独特作用。

（作者为潍坊学院档案馆孙丽梅 馆员）

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参考文献

[1]孙彬彬.高校档案工作制度建设的几点探索[J].科技致富向导,2014(02).

[2]浅谈加强制度建设的重要性.

http://www.nmgxhfxjt.com/news/News_View.asp?NewsID=2795