照片档案资源作为“档案资源体系”建设中的重要组成部分，越来越引起了档案部门的高度重视。有效提升照片档案资源建设的水平，要从提高思想认识、健全制度标准、优化工作流程、配备专业人员与设备等几个层面着手。要把握好照片档案自身的特点与规律，只有准确把握照片档案在形成、收集、整理、保管利用等环节的特殊性，才能确保照片档案资源建设取得实效。

控制端口前移，提升照片档案资源建设水平

照片档案的收集工作有两个难点，一是不注重照片的拍摄，造成无照片可收集；二是拍摄人员或部门将照片作为个人作品或部门成果忽略移交归档，造成有照片收集不上来。这两个难点归根结底，是因为照片档案监管的前端控制不够完善。

有效的前端介入需要合理的制度保障以及工作流程设计。档案作为全部工作成果的汇集，处在最后一个工作环节，有时会难免让档案工作处在被动等待的地位，影响了档案资源建设水平的提升。随着对照片档案形成规律认识的深入，档案工作通过合理有效的前端介入，能够改善照片档案归档不齐全、归档数量不足等资源建设困境。实际工作中，很多单位根据自身特点，采取了积极有效的措施，比如明确分工，落实职责，在考核中需要出具照片档案交接清册等做法，确保照片拍摄范围全面、拍摄数量有保障，并及时向档案部门进行移交，各单位可以相互借鉴这些控制措施，保障照片档案资源的建设水平。

细化收集环节，提升归档照片质量

实际工作中，文字说明和照片质量对于照片档案资源建设构成了制约。文字说明不完备，鲜活的照片可能会成为没有价值的死信息；拍摄质量不高，会使得形象的历史记录黯然失色。

细化要求、加强培训是解决问题的重要途径。在收集照片档案的环节，通过细化要求的形式，可以确保照片的拍摄质量及文字说明的准确完整。文字说明应该包含哪些要素、怎样编写等细节性内容，将这些要求明确下来，形成摄影人员的工作手册。有些照片经过修饰剪裁，破坏了照片的原始性，对将来的利用造成困难，这些情况时有发生，而通过具体要求和培训可以有效规避此类隐患。

整理环节“随办随归”，提升工作效率

“随办随归”，即随形成随整理的方式是解决档案整理不及时等问题的有效手段。通过“随办随归”，将工作量分解在平时，而且由于整理及时，避免了少归、漏归等情况，优化了工作流程，提升了工作效率。很多单位面临着照片数量多，档案人员为兼职的问题，以“随办随归”代替原有的当年年底或第二年初集中归档的模式，不但归档及时、利用及时，而且归档的齐全完整程度也能够得到保障，有利于档案工作的良性循环。

保管利用环节，“安全”当头

在照片档案的管理过程中，保管和利用环节非常重要。数码照片的存储与移动较纸质照片更加便利，但是对存储条件和管理水平有较高的要求。部分单位的档案室在工作中采用多种介质确保照片保管安全，如光盘、移动硬盘等，但是大部分单位没有条件实现异地备份。鉴于此，建立具有较高保管条件的同级综合档案馆，实现未进馆照片档案集中统一存储，是一条可行性途径。电子载体的照片档案在利用方面具有无可比拟的便捷属性，同时也容易出现利用的随意性。为确保照片档案资源安全，必须充分考虑照片自身特点，进行针对性的设计。

（原载于《中国档案报》2014年7月28日 总第2640期 第二版）