今年三月份以来，在新冠肺炎疫情得到有效控制后，陆续有校友咨询前来查档事宜。如何既要满足远在四面八方的校友查档的需求，又要全力做好疫情防控工作，潍坊学院档案馆充分利用企业微信，走出了一条网上查档的新路子。

微信下载。下载企业微信，档案馆工作人员每人都有一个微信工作号。

交流沟通。查档校友只要在自己的普通微信中添加档案馆工作人员的微信号，就能和工作人员进行信息交流了。工作人员随后会发去这样两段文字：“为全力做好疫情防控工作，同时满足利用者的查档需求，档案馆老师利用微信与您联系，档案复印盖章后，顺丰速递到您的手中”。“请将以下信息补充完整。查阅人姓名：工作单位：联系电话：查档内容：档案用途：邮寄地址：”然后，工作人员与查档校友视频对话，将手持本人身份证的查档校友视频截图保存，再收取身份证、毕业证照片。

信息审核。将查档校友的相关信息审核，通过后，汇总到一处，打印在一张A4纸上留存。

档案查阅：根据查档校友的需求，把相关档案材料复印盖章。装入统一的信封，做好信息说明。

顺丰速递：每天下午五点，在约好的地点，档案馆工作人员将一天来整理好的档案材料交于“顺丰速递”工作人员，第二天，查档校友就能收到自己想要的材料了。

为了把工作做到位，档案馆工作人员进行了合理的分工。6名工作人员分成了3个查档小组，每个小组负责1天，周而复始。每个小组的2人又进行了分工，既达到了责任明确，又做到了团结协作。通过三个月的运行完善，这种网上服务校友的查档方式取得了明显成效，收获了越来越多校友的赞誉。