关于山东省高等教育管理科学研究会

档案管理专业委员会筹建工作情况的报告

2014年5月23日

筹备工作委员会成员 济南大学档案馆副馆长 叶春岐

各位领导，各位理事，各位高校档案工作同仁：

上午好！

山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会作为第一个依法设立登记、由山东高等学校档案机构及其管理人员等组成的学术性、非营利性社会团体今天正式成立，这是一件值得庆幸的事情！在此谨向全省高校档案管理人员表示衷心的祝贺！

在山东省教育厅、山东省档案局和山东省高等教育管理科学研究会的支持下，承蒙各高校档案工作同仁的信任，我有幸成为档案管理专业委员会筹备工作的直接参与者，亲身经历了整个筹建过程。档案管理专业委员会从2013年3月中旬酝酿筹建，到今天召开成立大会，历时一年之久。下面简要向大会汇报一下档案管理专业委员会的筹建情况。

一、组织讨论筹建高校档案学会

3月15日（筹建工作的起点），省教育厅办公室召开座谈会，邀请部分驻济高校档案机构负责人讨论筹备成立山东省高校档案学术团体有关事宜，邀请山东省档案学会领导和山东省档案局法规经济科技处领导参加座谈会，探讨在省档案学会下设立高校档案二级分会。省教育厅办公室王秀芝主任主持座谈会。座谈会之后，经与省档案局及档案学会等有关方面反复交流沟通，最终确认在“山东省档案学会”下设立高校档案二级分会已经是不可能的事情。

根据省教育厅主管的各类学会多达70多个，且省民政部门正在督促清理的现状，申请成立高校档案一级学会更是成为不现实的事情。在这种情况下，自然就萌生了是否可以在省教育厅主管的、已经设立的“山东省高等教育学会”下设立高校档案二级分会的想法，经过综合调研，最终这个方案也被舍弃了。最后，经省教育厅领导的建议和推荐，调整了筹建工作方向，找到了一个新的组织——山东省高等教育管理科学研究会。

在省教育厅办公室的协调下，一方面到省民政部门咨询学会申请登记事宜；另一方面与山东省高等教育管理科学研究会秘书处联系，经与研究会秘书处交流沟通，秘书长宋惠国愉快地接受了在研究会下设立高校档案管理专业委员会分支机构的请求，并积极出主意想办法，给予全力支持。

二、依法向登记管理机关申请登记

按照省民政部门关于申请社会团体分支机构设立登记的办理流程和要求，分别履行登记手续。

第一，名称核准。申请登记社会组织应有相关发起人（3～5个），发起人可以为单位，也可以为个人。最初，省民政部门同意以发起单位的名义申报。当时我们选择了山东大学、济南大学和山东师范大学3所驻济高校作为发起单位。3所高校积极配合分别提供了法人登记证书、税务登记证、组织机构代码证复印件和学校档案工作情况等材料。

7月中旬，到省民政部门报送审材料时，经办人员在发起人的问题上又提出了异议，坚持专业委员会的发起人应是全省高校档案管理方面的专家，即应以个人的名义发起的意见，这样一来，发起准备工作前功尽弃，又开始以个人的名义组织发起。经商定，以山东大学档案馆刘培平、中国海洋大学档案馆孙厚娟、山东科技大学曲绍燕3位专家继续申报，征集、整理相关材料，各位专家给予了全力支持。

在名称核准过程中，提交了申请成立社会团体（分支、代表机构）名称核准表及可行性报告、发起人身份材料等相关材料，同时登录山东省社会组织网上填报系统进行在线申报。

8月19日，经省民政部门审核，申请成立的社会团体分支机构名称核准为“山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会”。

第二，设立登记。名称核准通过后，即进入设立登记程序。按照省民政部门要求，社会团体分支机构负责人应由发起人之一担任。经与研究会协商，在征得山东大学档案馆馆长刘培平同意的情况下，决定以他的身份资料申请设立登记。

9月17日，在在线提交材料的基础上，在研究会秘书处的支持下，办结相关申报材料的签章手续，向省民政部门提交纸质材料，包括社会团体分支机构成立登记申请书、申请表、负责人备案表、研究会常务理事会决议、研究会换届及年检情况说明及本专委会住所证明等相关材料。最终，于9月23日获得批准登记。

第三，领取证书。10月16日，按照电话约定，到省民政部门领取“社会团体分支（代表）机构登记证书”及副本（鲁社证字第01382-02号）。同时取得“山东省民间组织刻制印章证明书”。刻制印章需要提交六种证明材料。11月26日，在各项材料准备充分后，在济南行政审批中心最终完成印章刻制手续。

三、发动入会与筹备成立大会

第一，印发通知，动员入会。档案管理专业委员会获得批准登记后，于2013年11月25日以研究会的名义向全省各高校发出通知，动员各高校申请入会和推荐第一届理事会理事候选人。2014年春节后，针对部分高校没有接到通知，未能及时提交入会申请等情况，通过各片区联络人继续联系各有关高校入会。截至开会前（2014年5月23日上午），申请入会的高校为96所，推荐理事候选人85人，经审查符合条件的82人。

第二，召开会议，通报情况。2013年12月27日，召开档案管理专业委员会成立大会暨第一届理事会筹备工作会议，邀请全省各片区26所高校的档案机构负责人参加会议。会上通报高校档案管理专业委员会申请登记情况，解读《山东高校档案管理专业委员会章程》，进一步征求意见；研究会领导说明第一届理事会组成原则；部署档案管理专业委员会成立大会暨第一届理事会年会有关准备工作。会议开得非常成功，筹备工作得到了与会人员的充分理解和支持，达到了扩大宣传，营造氛围，促进入会的目的，为成立大会暨第一届理事会年会顺利召开奠定了坚实基础。

第三，择定会期，相约博山。2014年春节后，成立大会的筹备工作进入集中筹备阶段。3月14日和5月9日省教育厅办公室、研究会秘书处先后召集有关方面人员商定成立大会的议程，第一届理事会理事、常务理事和理事长、副理事长、秘书长等人选推荐原则，进一步讨论修改章程和经费管理办法等材料，有计划地落实成立准备工作。4月3日，组织有关人员亲临博山实地考察入住宾馆房间、会场、就餐、费用、交通等情况。经考察，根据宾馆接待计划安排调整了我们原定的会期，最终确定今天在这里召开成立大会第一届理事会年会。

各位领导，各位同仁，山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会是依法设立登记的山东高等学校档案管理社会团体。它的设立登记必将为全面开展高校档案管理理论、方法研究，举行学术研讨交流和业务培训及咨询服务，提高全省高校档案管理质量与水平等发挥积极的推动作用。

最后，我们要感谢省教育厅、省档案局领导对高校档案管理专业委员会筹建工作的关心和支持，特别感谢王秀芝主任在一年多的筹建过程中所给予的引领指导和付出的艰辛努力！特别感谢吴海亭处长、洪升处长所给予的关注和支持！

感谢山东省高等教育管理科学研究会领导的接纳和支持，特别感谢宋惠国秘书长在档案管理专业委员会筹建过程中所给予的热心指导和鼎力帮助！

我提议，让我们以热烈的掌声对本会筹建工作给予关心和支持的各位领导表示衷心的感谢！

祝大会圆满成功！祝各位领导，各位同仁生活愉快、身体安康！

谢谢大家！