山东高校档案管理专业委员会2015年年会(研讨材料)

浅谈如何提高独立学院档案编研工作水平

青岛理工大学琴岛学院 郑艺李新静

内容提要:档案编研工作在独立学院的教学、科研以及各项工作中的作用日趋明显，这就要求独立学院档案工作者必须结合实际，勇于创新,突破原有档案编研工作的思维和模式，做出新的思考和研究。档案编研工作不仅是独立学院自身发展的需要,也是开创档案编研工作新局面和推进独立学院档案工作发展的需要。本文以独立学院为背景，从实际出发，论述了自己对如何提高独立学院档案编研工作的一些思考。

关键词:独立学院档案 编研

档案馆（室）的编研工作,是以馆(室)藏档案为主要对象,以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上,编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。其内容主要有三个方面:一是熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料；二是汇编现行机关的档案文集和编篡档案史料；三是以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。高校档案真实记录了学校教学、科研、管理等活动的基本情况,是高校最宝贵的信息财富之一。高校档案编研工作是高校档案管理的一项基础性工作。档案编研的学术成果,彰显和提高了高校档案作为文化科研成果应有的社会地位,同时也体现了高校自身的学术地位与文化品位。

独立学院是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是新形势下我国高等教育办学机制和模式的一项有效探索和创新。随着我国教育事业的飞速发展，独立学院在教学、科研等各项工作上都有了较好的发展，独立学院的档案工作也正逐步走上新台阶。档案的门类、数量在不断增加，内容也愈来愈丰富。在这种情况下，独立学院档案工作面临的任务已不仅仅是保管档案和丰富库藏，而是应该积极主动地提供利用服务，因此，以高层次服务形式出现的档案编研工作从无到有，从小到大，从无计划到有计划地开展，愈来愈引起独立学院档案人员的重视。本文以独立学院为背景，探讨如何更好的地开展独立学院档案编研工作，并提出以下几点思考：

一、独立学院档案编研工作的意义

独立学院作为高校的办学实体，它的出现和兴起，有力促进了我国高等教育实现跨越式发展，推动了高等教育大众化、现代化的进程。随着独立学院办学时间的日益增加，各项工作日益增多，随之产生更多的档案材料，从而原先不被关注的档案工作的重要性日益突现,档案信息资源的开发利用已逐步成为档案管理工作的重要内容。

搞好独立学院的档案编研工作，不仅是独立学院的重要基础工作，也是衡量独立学院教育质量和管理水平的一个重要环节和标志。因此,加强和促进独立学院档案工作的信息资源建设对提高独立学院档案管理现代化水平，促进独立学院的自身发展起到积极的推进作用。

二、独立学院档案编研工作的现状

独立学院是近十年的产物，现阶段获得了蓬勃的发展，但大部分学校还没有从根本上认识到档案工作的重要性，未能给予足够重视。独立学院的档案工作还处在初步建立与不完善的阶段，档案的利用大都只停留在文件查询与档案保管等初级层面上，编研工作基本处于刚刚起步，存在较大差距，这给今后独立学院的档案管理与利用工作带来不良影响。

三、提高独立学院档案编研工作的几点建议

(一)大力加强独立学院档案编研意识

独立学院档案编研意识的提高，首先要从加强档案编研意识做起，尤其应从院领导提高认识、改变思想观念开始，把档案编研工作当成学院档案管理的一个重要尺度。档案工作的专职人员，要提升档案编研的大局意识、服务意识、创新意识、合作意识，切实做好档案编研工作。

(二)结合工作实际开展档案编研工作

档案编研工作的任务是为利用者准确、快速地提供原始资料，以满足其需要。如何在数量巨大的档案馆(室)中及时找到所需的材料，是一门学问。全面地开展档案编研工作，可以迅速、准确地提供多种形式的编研资料为利用者服务，从而提高档案的效益。由于多方面的原因，独立学院很多同一专题的档案，可能会分散在几本案卷里，查找上有困难，更谈不上效率。另外，档案利用的形式往往是利用者点名调卷。这种形式在阅档中虽然是必不可少的，但利用者对库藏档案的时间、范围、数量比较陌生，他们不可能了解和掌握库藏档案的全部内容。因此，单凭点名调阅，就可能使大量有价值的档案被埋没，影响档案效益的发挥。而通过编研，便可以科学地、系统地、集中地提供档案资料，以提高利用率，更好地发挥效益。积极地开展档案的编研工作，根据独立学院各方面的工作需要，对档案信息进行筛选、综合、归纳、提炼，有计划、有步骤地把库藏档案编制成一定专题，然后奉献给使用者，就可以变被动服务为主动服务，从而充分发挥档案的利用价值，收到更好的效益。

同时，档案编研是以馆(室)藏为主要对象、以满足利用档案的需要为主要目的来反映独立学院工作的。具体表现在：当领导要进行重大决策时，常常要了解学院的现状与历史，需要借鉴档案材料，这就要求档案人员应熟悉馆(室)藏档案，全面掌握档案信息，根据实际需要，通过一定的形式进行统计，并从中找出规律。对利用次数多的案卷或内容，或者参考价值大的档案信息，进行有针对性地编研，直接提供系统的、高效益的档案参考资料，为高校的各项工作服务。如编写《大事记》、《组织沿革》等专题汇编，能比较全面地反映独立学院的基本情况，对于帮助高校领导和有关人员探索学校的发展规律，起到很大的作用。也就是说，档案编研为高校的领导和有关人员总结工作、制定计划、科技开发和编史修志等提供依据。

(三)找好方法、有针对性和实用性的做好专题档案编研

独立学院一般建院时间不长，某种程度而言，对搜集、研究、整理档案相关资料，开展档案的各项编研工作更为有利，也使编研更具有针对性和实用性。在编研的方法上，编研可先急后缓，先当前后长远，先易后难，先一般后复杂，可考虑针对本学校实际，根据室藏档案情况和利用工作需要，系统编研和编制有关查考资料，如编写学院的《组织沿革》、《大事记》、《行政管理文件汇编》，还有多种《专题文件目录》、《专题文件汇编》、《发文汇集》等编研材料。这些编研材料对推动档案工作开展将起到积极的作用，产生良好的效益。

档案编研是将静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。让编研成果满足社会各界，学院工作及群众的需要，是编研工作的出发点和归宿。因此，编研工作在选题上，应更注重实用。坚持以编为主，研究为辅的方针，讲究注重实际，讲究实效，尽量避免过大过深。选题只有贴近学院工作，贴近教师学生大众，才能有效的为学院工作服务。独立学院通过档案编研工作，可以更好的把在档案大海中蕴藏的宝贵信息资源发掘出来，将隔绝档案与需要联系的鸿沟填平。通过档案编研，可以使档案按不同角度去查找，帮助利用者节省查找时间，提高工作效率。在提供利用时，可以使利用者系统地、全面地了解历史情况，又能促进档案馆(室)业务建设，从根本上扭转档案利用工作一般化、简单化和被动性问题；也可检验和促进档案基础工作改进和提高，从而使档案人员进一步理解本职工作的价值和意义，充分发挥档案的作用。

(四)时刻体现发展、创新的意识观念

更新档案编研观念，适应现代社会对档案编研的要求，是档案编研实践发展的要求。计算机网络技术的普及应用，为档案编研工作带来了良好的发展机遇，同时对档案编研人员提出了更高的要求。

随着计算机技术的发展，声像类档案在满足工作需求方面发挥了直观优势，读图时代的大众传媒需要也使得档案编研新的形势不断出现，如史志类、画册类、汇编类等档案编研手段更好的贴近了社会的需求。高校档案编研工作应着力于确立创新理念、创新编研手段、进行知识化编研，与时俱进，才能满足学校与社会各方面的工作需求。只有档案编研观念创新，它所产生的成果，如档案汇编、专题综述、组织改革、大事记、档案研究文章及专著、档案电视片等才能满足和服务于社会主义物质文明、精神文明和政治文明以及学院工作的需要。

因此，独立学院档案工作者应该正视档案编研工作的现状、努力改进和创新档案编研工作方法和手段，不断提高档案编研工作水平,全面开发高校档案信息资源,更好地发挥档案信息服务于社会的作用。

(五)大胆尝试开放式编研之路

独立学院档案编研的路子要想越走越宽、越走越通畅，在运作理念上务求开放，走开放式社会化的编研之路。独立学院开放搞编研，应让编研项目成为多部门合作的成果，充分利用各方面优势，共同把档案编研开发这个蛋糕做大，是档案编研理念的又一拓展。合作编研既可避免重复选题和人力物力与时间的浪费，最大限度地实现资源共享，又可以及时捕捉有关学科的最新研究方向与进展动态，满足利用者对资源广度与深度的系统研究要求。在形式上，不是档案（馆）室独家，而是与各系、各相关行政部门合作，优势互补，实现科学合理的课题集合。学院各部门之间的合作，旨在发挥各自职能优势，充分调动各方积极性，这也是在档案馆有限的人力、智力资源下，合理化的组合与分工，实现最大化的编研效益。在内容上，不局限于本部门，在依托和立足档案室所藏档案的同时，适度吸纳社会文化资源作为补充，以求编出更完整系统的文化产品。

（作者郑艺为青岛理工大学琴岛学院综合档案室主任;

李新静为青岛理工大学琴岛学院综合档案室科员）

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参考文献

[1]档案管理学基础（第三版）.陈兆祦 和宝荣 王英玮主编.中国人民出版社.2005年4月

[2]中华人民共和国教育部第26号令.独立学院设置与管理办法.2008年2月22日

[3]王维例.加强高校档案编研工作的几点思考.南宁职业技术学院学报.2010年第4期