山东高校档案管理专业委员会2015年年会（研讨材料）

高职院校档案数字化建设新思路

东营职业学院 秦美峰

内容提要：当下高职院校档案管理受到了数字化技术的极大影响。本文阐述了当前高职院校档案数字化建设存在的问题和数字化建设的必要性，提出了档案数字化建设思路：不仅要加强专职队伍建设、合理规划资源、加大资金投入，还要构建完善的信息管理系统和安全防护体系，实现系统共荣，从而加快档案数字化建设的步伐。

关键词：高职院校档案;数字化建设;新思路

随着数字信息技术的普及，各高职院校的档案管理也越来越数字化，由纸质管理走向电子管理是必然选择。数字化建设在多数高职院校运行，作为学校信息化建设中一部分的档案数字化建设是必然的。各高职院校应创新理念，大胆运用领先的信息技术，加快档案数字化建设进程，使档案的作用得到应有的发挥。

一、存在问题

（一）系统不兼容造成电子文件归档困难

办公自动化系统与档案管理系统相互冲突成为电子文件归档难的主要原因。当前，多数高职院校已所安装了办公自动化系统，但该软件大多是由相关部门或各二级学院自行安装和设计的，而档案管理系统是具有现代管理特色的标准软件，具有共享化、规范化及标准化的优点。因此，两套系统不兼容。对于办公自动化系统产生的档案数据，档案管理系统无法完成准确的转化和解读，从而造成电子档案归档难以实现。阻碍了高职院校档案数字化建设的进程。

（二）网络平台缺乏造成档案信息利用率较低

虽然推行办公自动化系统已经多年，但多数高职院校档案管理意识不强，没有脱离原有档案管理模式，所谓现代技术手段利用也是仅限于文字简单编辑和录入，管理状态依然人工化，这无疑是对现代化技术的一种漠视。同时，一些档案工作人员只注意到屈指可数的馆藏信息资源，忽略了由于网络信息资源实现共享后浩大的信息资源，不仅使有效资源没有得到及时开发，还造成了人力物力资源的巨大浪费。究其原因主要表现在：第一，缺乏共享交流网络平台，高职院校之间缺乏沟通，没有构建统一信息管理系统，信息难以共享交流；第二，高职院校各自为政，内部各系统彼此独立，各系统之间缺乏信息交流和共享，数字化档案管理的意识不够强；第三，档案管理制度不够完善，缺乏安全意识，档案信息数据存在着安全隐患。

（三）过度依赖硬件，电子文件保存不安全

电子文件具有占用空间小、速度传递快及操作便捷等优点，这些优点是纸质文件所无法比拟的。但是，由于过度依赖计算机等硬件设备，解读时不能直接进行，电子数据易丢失，还常常受到一些病毒的侵犯等，这一系列问题影响到电子文件的安全，威胁着高职院校档案的长期保存，威胁着高职院校档案数字化建设的安全。

二、档案数字化建设必要性

（一）数字化信息存储优势明显

在档案信息存储上，数字化信息存储与传统档案信息存储方式完全不同，纸质媒介存储方式已成为辅助方式，存储介质上的电磁信号成为主要存储方式，档案信息被数字化处理和存储。这种存储介质的转变优势是空前、无可比拟的，便于跨时空的快速检索，极大优化资源组织方法，以及可压缩和无线化储存空间。

（二）便于实现资源共享

高职院校进行数字化档案建设，采用先进的电子通讯信息技术，如利用计算机网络终端和互联网技术等等，不仅把高职院校档案馆和用户进行了实时连接，还打破了传统档案在空间和时间上的限制，使高职院校信息资源共享得以便捷实现。

（三）信息检索更加方便和智能化

档案的数字化完全打破档案检索的各种限制，用户依据规定权限，运用计算机便捷的进行智能化检索，共享高职院校信息资源；不仅能使用户检索速度提高，检索范围扩大，而且实现了真正意义上的“面向用户”，实时达到了同步分享。

（四）提高办公效率

信息资源共享使同一份电子档案在不同的地域多人同时浏览、访问、下载，大大提高了档案的利用率，从而使高职院校的档案业务工作变得更加高效、快捷、方便。数字化档案信息加快了档案归档的节奏，使高职院校办公效率得到了大幅度提高。

三、建设思路

（一）加强档案专职队伍建设，提高档案管理水平

高度重视档案数字化建设，健全档案管理制度，构建一套完整的考评奖励机制。同时，应根据工作需要为档案室配备具有较高信息技术水平的管理人员。另外，在工作分配上充分考虑工作实际需要与每个管理人员专长。加强档案管理人员培训，提高其数字化技术能力，以全面掌握相关技能。适时组织经验交流活动，使数字化技术熟练人员及时掌握档案管理专业技能，努力提高高职院校数字化档案管理水平。

（二）合理规划资源，落实档案数字化建设计划

从本校实际出发，合理规划并分配资源，有计划的进行档案数字化建设。对于馆藏的物理介质档案和传统纸质档案，应分步骤有选择性地进行数字化处理。优化原有档案信息，既要对包括科研档案、名人档案和学籍档案等优质档案信息进行逐一数字化处理，又要对兼职档案员进行相关业务培训和学习，进行全程管理和前端控制。利用兼职档案员分布广泛的优势，在各二级单位收藏有价值的信息档案，并按时入库归档。每个档案管理员应具有前瞻性和积极性。对于数字化档案信息，既要确保档案信息的安全性和完整性，又要保障数字化档案信息体系的健全性和完整性。

（三）加大资金投入，紧跟时代步伐

要进行档案数字化建设，就必须做好基础设施建设。大多数高职院校由于没有认识到档案数字化建设的重要性，在数字化建设上投入的资金极少，即便投入，也只是用来集中购买硬件和软件设备，致使高职院校档案馆对外共享信息资源少之又少，仅能维持其运行而已。信息科技的日新月异，不仅促进了电子产品的更新速度，还极大推动了软件开发的进程，这无疑要求高职院校应加大调整力度，依据建设实际，调整经费，在档案数字化建设方面加大投入，紧跟时代步伐。

（四）构建完善的档案信息管理系统，共享达到最大化

在高职院校历史发展的进程中，不管是教学还是管理都会产生大量的纸质和电子文件，它们是学校历史的真实再现，亟待进行及时的整理和保管。在进行数字化档案建设中，要特别重视建设扫描影像集中录入、声像档案双备份、纸质和电子档案并存等。同时，要构建完善的档案信息管理系统，方便查询和利用档案信息，扩大利用率，利用计算机网络，真正实现档案信息资源的高度共享。

（五）实现系统共荣，构建系统内部共享桥梁

针对档案管理系统和办公室自动化系统存在不兼容的现象，应在档案管理系统中开辟新桥梁，通过这个桥梁可以查询到各部门单位和二级学院档案信息，使相对独立的不同系统实现无缝连接，共享内部资源。对于电子档案和纸质档案的保存，应搭建电子档案和纸质档案之间的新桥梁，既要保存通过扫描文本制成的影像，又要保存纸质文本和电子文本，实现三备份保存。同时，分派专业人员专门管理承载档案管理系统的计算机设备，以防由于主观或客观原因造成难以挽回的损失。针对涉密档案，要采取有效方式进行保护，如不妨设置密码、权限或防火墙等，避免档案数据及系统遭受侵犯或修改。

（六）构建数字化安全防护体系

为了档案信息安全，必须构建数字化安全防护体系，如网络安全防范体系、安全防范管理体系、病毒防护体系、数据安全防范体系和计算机系统安全防范体系。要定期和不定期对系统进行维护和检查，发现安全隐患及时排除，避免有他人登录和非法操作现象发生。随着全球信息数字化的普及，档案工作人员应创新意识，认真学习先进技术和现代理念，提高业务创新能力，紧跟时代步伐，实现数字化管理。

（作者为东营职业学院 秦美峰 副研究馆员）

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