山东高校档案管理专业委员会2015年年会(研讨材料)

新形势下如何实现高校档案文化功能

山东轻工职业学院 国艳秀

内容摘要：高校档案体现出高校发展过程中文化传承、文化传播和社会教育功能，在新形势下要加强档案建设和开发利用，重视重大活动档案管理，开发高校档案文化功能。

关键词：高校档案；文化功能

高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案是高校在教学、科研、管理、人才培养、社会服务等各项职能活动中形成的有价值的原始记录。高校档案载体归纳起来虽然大致只有纸质、声像、照片、实物、电子等几种形式，但高校档案中记录的各个历史时期的办学理念、办学特色、教学内容、教育思想、学籍管理、教学成果、科研成果、校园生活、基本建设、资产管理、设备采购、人才引进等内容体现出高校的文化内涵。这种文化内涵及文化品位的独特与传承正是高校的灵魂和精髓所在。

一、高校档案的文化功能体现

（一）高校档案的文化传承功能

高校档案的各种载体保留下来的高校在整个发展过程中的原始风貌，反映了一所高校的办学宗旨、办学模式、教学理念、教育思想，这属于高校发展过程中创造的独特文化，积淀了一代又一代教育者在办学治校育人过程中形成的丰富的、有价值的信息资源以及历史经验和教训。对于正在发展中高校来说，已然流逝的记录在各种载体上的资料对于现实如何科学和准确定位、如何谋求更深远的发展，采取有效的管理模式，推进高校教育改革、促进教育事业发展建设有着极其重要的借鉴价值。

（二）高校档案的文化传播功能

高校档案可以承接和传播高校文化，将高校发展过程中积淀下来的传统文化精华继承下来、传播出去，使之世代相传或与其他文化相互利用。

在继承和发扬光大过程中，面对外来文化，一味排斥和盲目照搬都是不可取的，而应依据一定的标准加以合理选择，并结合本土文化予以创造和发展。一所高校文化积淀愈悠久深厚，就为文化享用提供了丰富的内容，也为文化传播的时间久远打下了深厚的物质基础。前人先进的教育理念，后人可从中吸取经验教训，1960年郭沫若同志在《题赠档案馆》一诗中也盛赞档案的传承作用:“前事不忘后事师，自来坟典萃行知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听颂诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春汛人间满，剪出红梅花万枝。”李瑞环同志说过：“档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想”。将高校档案中承载的深厚的文化底蕴和先进的教育理念一代代传承下来，立足现实，以现实需要为契机，在广大教职员工中辐射开去，使每个人受到这种文化熏陶和文化感染，提升个人的思想境界和文化修养；同时提升整个校园的文化品位，从而镕铸校园环境文化，扩大学校的影响，提高学校的美誉和知名度。在当代信息高速发达的今天，特别是网络等媒体出现以后，传播速度和信息量的增加为高校文化的传播提供了广袤的发展空间。

（三）高校档案的社会教育功能

高校档案的传播功能本身就是对高校文化进行重新选择、汲取的过程，剔除无效信息后的高校档案文化要成为决策依据，达到资治襄政的目的，这就要涉及到高校档案的社会教育功能。高校档案作为高校文化的重要载体，是进行教育的生动素材。高校档案记载着前辈先贤们筚路蓝缕的创业过程，记载着学校不同发展阶段沤心沥血的刻苦经营，记载着许许多多的教职员工们鞠躬尽瘁的感人事迹，具有丰富的政治、思想、历史和文化内涵。高校档案的真实性和权威性比空洞的说教更有说服力，回顾过去、瞻仰先贤，在师生中间树立榜样和示范，在思想意识、道德修养、文化学习等方面对学校师生启迪教育，有助于形成校园合力，打造校园文化，锻造校园精神氛围，形成积极上向上的校园环境，促进校园精神建设。

校友的奋斗史就是一部部活生生的个人奋斗史，校友在个人奋斗中体现出来的不畏艰辛、勇往直前、恪守已志的奋斗历程对于在校学生来说是看得见的榜样示范。做好这些档案的开发利用，让“死档案”变成“活信息”，发挥出高校档案的教育作用是当务之急。

二、加强高校档案建设和开发利用，实现高校档案文化功能

国务院办公厅下发的中办发〔2014〕15号文和鲁办发〔2014〕40号文，提出在新形势下要深入开发档案，强化档案文化服务功能。在新形势下，我们如何实现档案的文化功能？

(一)保障高校档案的体制机制，加强档案人员队伍建设

随着高校事业的迅速发展，高校档案的发展呈现出一定的滞后局面。很多高校档案体制不健全，高校领导对于档案未引起足够重视，档案资金投资匮乏，档案设施陈旧，不适应高校档案发展。在人员配备方面，大多数高校没有配备相应的专业档案人员，从事档案管理工作的人员分配也不够合理，一方面人员配备数量较少，影响档案工作效率。另一方面档案人员管理意识良莠不齐，对档案管理工作重视程度不够，缺乏工作基本素养。加强档案的体制和机制保障，建立一支高校领导高度重视，档案体制健全，人员分配合理的高素质档案人员队伍刻不容缓，这既是新形势下档案建设的需要，也是高校发展中发挥资治襄政功能的重要环节。

（二）加强高校档案的收集、立卷、整理等基础性环节管理，确保高校档案的完整性、系统性，保障高校档案的有机联系

随着科技的迅速发展，信息数字化等技术已经得到普及，但仍有相当一部分高校仍局限于传统的纸质管理形式。随着纸质档案信息资料增多，收集耗费相当的人力、物力以及时间，在一定程度上影响了档案管理工作效率。在现有物质条件和人员配备基础上，高校要充分发挥档案人员的积极性，加强档案归档各个环节的管理，保障高校档案归档及时、齐全、完整。要“严格执行文件材料归档制度，将文件材料的整理归档工作纳入单位工作计划和工作人员的岗位职责，作为各项活动的一项重要工作程序，从源头上加强对各种门类、各种载体档案资料的收集和管理，做到应归尽归、应收尽收，只有基础性工作做扎实了，才有可能做好档案的开发利用，否则一切都是空谈。

（三）做好高校重大活动档案管理

高校在进行归档工作时，要特别重视重大活动档案的收集、整理、移交工作。高校重大活动是高校发展史上的大事、要事，代表了高校发展过程中特定阶段或重大转折，体现出高校的发展方向和发展特色，在高校发展史上具有深远的、不可忽视的影响；有时表现为新事、特事，是高校发展过程中特定理念、特定思想的产物，对于提升高校的影响力、知名度以及反映高校的信誉和发展程度具有重大的查考价值。因此对于纸质、电子、录音、录像、照片等重大活动档案载体则要尽其所能做到应归尽归，做好整理和移交工作，有利于把握高校发展宗旨和发展方向，进而开发他们的文化价值。

(四)利用档案编研方式，促进档案文化建设

立足高校现状，有针对性的进行选题，运用高科技手段进行文献的深加工，挖掘档案的人文精华和科学价值，用图表、照片、录像和实物等建立档案宣传阵地。结合校园人文建设，采取多种形式开发档案的文化功能。

从学校发展的现实需要和档案的利用热点出发，充分利用高校档案，编写校史、撰写学校大事记，汇编学校各类名人轶事和各种辉煌业绩，编写名师荟萃、优秀毕业生风采、历届毕业生就业情况等，对于陶冶学生的道德情操、团队合作精神的培养和意志的磨砺都有着重要的作用。此外举办名人档案、照片档案、实物档案等各种展览，如杰出教师档案展览、优秀校友业绩展览等，使高校档案走出库房，走进校园，走进课堂，走进师生，激发广大师生对学校的自豪感和责任感，进而增强学校的凝聚力、向心力。把高校档案文化运用到校园环境建设中去，让这些长期封存在档案库房的档案变成“活资源”，真切地展现在实实在在的校园环境中，并结合校园各种文化实践活动，把高校档案蕴藏的文化能量充分融入到校园的各种节庆活动和学生社团活动中去，营造高品位的大学校园文化环境。

高校档案是大学精神文化的活载体，再现了校园文化风采，丰富了校园文化内涵，体现了校园文化品位。我们档案工作者一定要结合实际，创新思维，注重实效，突出特色，深入挖掘高校档案中的文化价值，传承和展示高校独特文化，充分实现高校档案的文化功能。

(作者为山东轻工职业学院档案管理员）

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