山东高校档案管理专业委员会2015年年会（研讨材料）

高校归档文件材料“卷”改“件”的整理

潍坊护理职业学院

内容提要：为适应办公自动化管理需要，以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革是必然趋势。 2006年12月18日,《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以国家档案局8号令的形式发布实施,使归档文件的整理工作更加规范、科学。卷改件后档案实体的变化，归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。这就是说归档文件经过整理后,每一份档案是相对独立的,档案的保管、统计、移交、查阅利用,以“件”为单位,而之前归档文件以卷为单位整理,档案的保管、统计、移交、查阅利用以“卷”为单位,在提供利用文件时必须把该文件所在案卷整卷列出,卷内所有文件都会受到磨损和信息泄露。文书档案以“件”整理归档，使用计算机管理，节约了归档周期，简化了程序，提高了归档效率。同时，也出现对“件”界定难、单页文件装订易损坏、易错位等问题。严格把握“件”的概念，根据档案实际情况装订是切实可行的方法。

关键词：档案 卷改件 归档

文书档案“卷”改“件”整理归档，适应了档案管理科学化、现代化的需要，是档案工作改革的重要内容之一。2001年1月，国家档案局公布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国以中华人民共和国行业标准颁发的一项重要的档案工作标准。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革，其关键是将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档。对于《规则》的实施，现就其优点与存在的问题提出一些意见，以期待档案工作有进一步的改进与提高。

一、简化了程序、提高了归档效率

传统的文书档案以“卷”为单位的整理方法，更适用于手工组卷和检索。它是按照文件的形成规律和特征进行分类、组卷，将具有内在联系或同一问题的文件组成一个案卷，通过拟写案卷标题、案卷目录、编写卷内目录、去除金属物，装订等来完成组卷工作，手续非常繁杂。由于立卷方法繁琐、复杂、随意性大，组卷质量很难把握，立卷归档工作使档案人员要花费很大的时间和精力。以卷归档不便于档案的保管和利用，不利于保密和复印。《规则》推行以“件”为单位整理归档，操作方法比较简单，具体步骤为：1.鉴定档案是否具有保存价值；2.区分不同保管期限；3.按文件时间编流水号；4.加盖归档章；5.填写归档章上各项内容。 这样就可以把归档工作分散到平时工作当中，节省了组卷、写页码、拟写案卷标题、编制案卷目录等一系列工作。简化了程序，缩短了归档周期，提高了归档效率。

二、随办随归

《规则》要求归档文件“按事由结合时间、重要程度等排列”是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系这一整理原则的具体体现。一般情况下，同一事由的归档文件应在该事项办理完毕收集齐全．然后再进行整理，以保证排列、编目编号后同一事由的文件相对集中在一起。这反映了归档文件整理要做到“随办随归”。这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。对于高校的各类档案来说，不同类型的档案对“随办随归”的要求是不一样的。如文书档案类的归档文件经检查无误后，按整理工作的具体要求，在计算机文档一体化管理系统辅助下，由各部门的专兼职档案员，对办毕文件进行完整整理或部分整理，使收集来的文件系统化。完整整理是对同一事由的文件进行全面整理，包括装订、在计算机文档一体化管理系统内著录归档项目、填写归档章；部分整理指的是做装订、盖章等前期工件，在计算机文档一体化管理系统内著录部分项目。而专门档案和科技档案由于其专业性、多样性、成套性和现实性等特点，要做到“随办随归”是比较困难的，如科研档案在移交学校档案馆前是保存在科研人员手中，教师的业务档案在移交学校档案馆前是保存在教师手中，部门的专、兼职档案员对这些档案是无法“随办随归”的。无论是哪一种类型的档案，“随办随归”不是先来的先整理，而是先齐全的先整理。这说明按“事由原则”进行归档文件的排列和编目编号，是以件归档整理不可违背的重要原则。

三、发挥了计算机的作用

按件归档的方法适用于计算机管理，实质上是从案卷级管理深入到了文件级管理。随着办公自动化系统的推行，利用计算机管理是必然的趋势。使用计算机管理归档文件，档案人员只需在档案管理系统中按要求输入相关信息就可进行编目，还可以导入电子文件，进行全文录入。查找文件时只要将有关主题词进行组配输入计算机，很快就可检索出所需文件的具体位置，还可直接在计算机上查阅电子文件全文，省去了到库房翻阅纸质档案的程序，同时保证了档案原件不被损坏。实现了档案信息检索和实体文件保管位置的查询，同时提高了档案利用的效率和保护的作用。

四、存在的问题

（一）对“件”界定难

以“件”为单位整理归档，《规则》中明确为：“一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文为一件”。但在实际操作过程中不同的人对“件”的理解不同，对“件”的确定也存在差异。导致有些单位将成套性文件拆散，分别作为“件”来归档，这就违背了“以件为单位的归档”的基本原则。使不同保管期限的档案作为一个保管期限来管理，也违背了档案保管期限的保管原则。

（二）档案装订问题

按《规则》要求，归档文件应按件装订。但有时一份文件只有一至两页，这种情况导致了单件装订容易造成档案破损，而且查找时容易翻乱、归位易错位等现象，给档案保管和利用带来不便。

五、对存在问题的解决办法

（一）严格把握“件”的概念

对于成套性的文件，不应拆散，不能单纯地以“件”来归档。例如某会议材料（包括会议通知，会议议程、领导讲话稿，与会人员名单和通讯录等），这些文件不应以单份来组件，可以一次会议为一件，组成一件名为《某某会议材料》，这样比单份文件归档合理得多。既方便管理和查找，又符合了保持文件内在联系的原则。

（二）根据档案实际情况装订

“便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一，针对于此，可以根据档案的实际情况灵活装订。对于单份文件页数在1-10页内的，可用牛皮纸做衬页，用不锈钢订书针将衬页与文件订一起，以使文件能够挺括、不滑落。对于文书资料比较厚的，1公分以上的，可采用线装法，即将归档的档案固定后，在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这样便于保管和利用，也保证档案查找不出现翻乱、错位等现象。

为适应现代办公自动化的需要，推动档案事业的快速发展，改变传统档案立卷的观念，改“卷”为“件”整理归档已是必然趋势；改进它的不足，使其更加完善，是每一位档案工作人员应尽的责任。

总之，以件归档是档案整理工作的一次成功改革。《规则》制定的方法只是一些基本的原则，而高校档案类目的多样性也决定了其整理方法改革的复杂性。尽管以件归档仍有不足之处，但不能因此而持否定态度，与优点相比，缺点毕竟不是主流，而且通过在实践中不断探索，《规则》会逐步完善，存在的问题也会逐步减少。《规则》出台，是对我国档案工作基性行业标准的重大实践，给我们带来的不仅仅是一种新的档案整理方法，更是一种新的思路和理念。所以，在执行《规则》的过程中，我们不能死板教条，要从各单位、各部门的实际出发，制定切实可行的实施细则，不断完善归档文件整理工作方案，使档案各项工作能够顺利开展。作为档案工作者，我们的责任就是要做好宣传工作，使各级领导对档案工作更加重视、关心和支持档案工作，进一步增加社会全体人员的档案意识，提高各类档案的利用率，稳步推进我国高校档案管理的规范化、现代化建设。

(作者为潍坊护理职业学院综合档案室馆员)

通讯地址：山东省青州市云门山南路9966号；邮编：262500

联系电话：0536-3855666

参考文献

[1]2009年4月，文书立卷改革之我见——《归档文件整理规则》的应用与反思

[2]2010年7月，“卷改件”研究文献综述