山东高校档案管理专业委员会2015年年会(研讨材料)

依法治档 创新管理 提高服务水平

潍坊工商职业学院 钟玉莲

内容提要：高等学校档案既是学校发展历史的真实记载，也是高校今后持久发展不可缺少的基础性工作，意义重大。本文从经济社会迅猛发展的新形势以及高校自身快速发展的实际要求出发，结合自身学校实际，着重从树立现代化档案意识、创新档案管理体系和服务方式等方面，论述了现代高新档案管理的创新和发展。

关键词：档案意识 依法治档 创新管理体系 服务方式

档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展，的摇篮，担负着教育、教学、科研等重大教育活动。高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等方面直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，既是学校发展历史的真实记载，也是高校今后持久发展不可缺少的基础性工作。而面对日益发展的社会、经济形势要求，高校迅速发展，与之相适应高校档案工作的内容和形式也在不断发生变化，内容更加丰富，形式更加多样化，因此要求高校档案工作与时俱进，开拓创新，树立现代化档案管理意识，依法治档，创新思路实施科学规范化管理也就日趋需要和紧迫。

一、树立现代化档案意识，坚持依法治档

依法治档是学校档案实行科学规范化管理的前提和保障。中办发〔2014〕15号和鲁办发〔2014〕40号文件，对加强新时期档案工作提出了明确要求，全面推进依法治档工作。高校档案工作作为高等学校重要的基础性工作，必须严格执行国家政策法规，与时俱进加强管理，并将之纳入学校整体发展规划，把全面推进依法治档工作和学校实际情况结合起来，制定出本单位的依法治档工作意见和制度，以增强全员档案意识，做到依法治档，依法管档。

二、创新档案管理体系，实现档案科学规范化管理

（一）加强组织领导和制度建设

建立健全严密的学校档案管理网络体系：一是决策层：以校长为组长的档案工作委员会组成；二是运作层：由档案馆工作人员组成；三是保证层：由各院、系、处室负责人组成；四是工作层，由各部门兼职档案员组成。一方面加强组织领导，并纳入单位领导和工作人员的岗位职责，学校档案工作制度、经费预算、设备配备、目标考核等重大事项提交学校办公会研究、决策、部署。另一方面，各层面制定完备的档案工作制度并融入到学校制度建设体系，为档案工作良好有序的开展提供制度保障。

明确学校档案管理办法和分类体系。严格执行教育部27号令，划分党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会类及各种声像、实物档案，明确各类档案的归档范围和保管期限。建立特殊载体的档案收集、整理、保管制度。

加强宣传和教育培训，增强全员档案意识和档案法制意识。学校配备专职档案员，以保证档案管理岗位人员的稳定性和工作的持续性；在各处室、系部配备兼职档案员，负责各部门日常档案资料的收集整理工作。随着科技的不断发展，档案工作人员也应每年定期组织参加培训。新形势下对档案工作者的要求，不单只具有相应的档案专业知识，还要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。

（二）丰富档案馆藏资源，强化档案资源前端、事中、事后监督

学校档案馆藏资源是学校档案管理工作的基础。没有丰富的档案馆藏，就无从档案的管理和有效利用。因此充分做好档案的收集、整理、归档工作，是档案工作的中心工作。首先，要从源头上加强对文书、声像、会计、基建、设备、实物等各种门类、各种载体档案的收集、整理、归档工作，根据各类档案归档制度和归档范围及保管期限，做到应收尽收，应管尽管，以保证档案资源的齐全、完整、准确、系统。严格落实部门立卷制度。文件形成部门负责人或承办活动的单位负责人是归档文件质量第一责任者，并由部门负责人对归档文件进行审查，签署归档意见。二是档案管理部门直接参与学校重大项目的评估、验收工作，静态管理与动态管理并用。改变过去档案部门只是学校收藏档案的一个场所，只是被动的定期接收、整理档案，而是主动的参与到学校的各项重大活动中，对活动中形成材料的原始性、真实性、完整性进行有力监管，为以后学校的各项工作提供有效真实的凭证做好准备。三是对于在学校工作或重大活动中形成的文件材料，由于各种原因未及时立卷归档的，档案部门要做到及时发现及时监管，查明原因，收集材料，确保材料万无一失，完成归档工作。

随着科学技术水平的不断提高，办公自动化日益普及。在各种活动中形成的电子文件也列入了归档范围，这要求档案部门制定相应的电子文件管理规定，在做好纸质文件材料归档的同时，加强电子文件的归档、保管、移交工作，确保电子文件的安全保密性。学校档案部门作为学校各类档案集中统一管理的唯一机构，对会计、基建、学生、科研等业务部门的档案实行集中统一管理，任何部门或个人都不得把档案占为己有，档案部门应实时进行动态监管，做好档案统计、移交手续。

（三）加强档案信息化建设

随着信息技术的高速发展和广泛应用，档案领域也发生了深刻的变革。档案管理数字化、资源利用网络化，已成为当今档案工作的主流模式。档案管理数字化，不仅可以实现非保密档案的资源共享，方便广大师生查阅，而且可以大幅度减少重要纸质档案的翻阅次数，保护珍贵的纸质的档案资源。可以依托学校信息化建设，设计、建设档案信息化基础设施，利用档案管理软件系统，做好库藏档案条目录入工作，在严格保密建设的前提下，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。建立档案信息平台，与学校建设平台相对接，一方面可以借助于平台及时收集文件，整理归档；另一方面可通过网络发送档案信息，及时准确地为利用者提供全方位、高层次、多角度的远程服务。实现数据资源共享。档案部门也应设计一个多功能兼具有吸引力的网站，来指导用户直接使用各种的网上资源。

档案信息化建设离不开信息系统安全作保障。建立并完善信息安全管理制度，配备必备的信息安全设备，定期备份数字档案资源，建立数据恢复机制等充分保障数字档案资源信息安全。

（四）加强基础设施建设，确保档案安全管理

作为档案收藏的重要场所，档案库房应严格达到“九防”要求，控制库房温湿度，配备完善的消防、安保、应急电源等安全设施、设备。制定应急预案，定期进行库房检查，发现问题及时汇报，整改到位。档案橱具、装具充足，使用符合国家标准的卷皮、卷盒，及时对破损档案进行修复。配备特殊载体的档案用具，以保证电子文档的信息安全。建立档案统计、销毁制度及业务工作台帐，严格登记手续，做到出入有据，帐物相符。

三、创新服务方式，提高档案服务水平

档案工作的最终目的在于利用，工作的方向主要是为学校服务，为广大师生服务。在服务方式上，努力实现如下几个创新：

一是要逐步改变档案“重藏轻用”的落后观念，克服档案人员“坐、等、靠”的传统思想，实现“你要我为你服务”到“我要为你服务”的观念转变，强化积极的档案信息转化意识，把隐藏的、零散的相关信息系统、规范地整理出来，编写单位组织机构沿革、年鉴等，从封闭的工作方式转到开放的工作方式上来，从单纯的保管利用转到研究利用上来，增强档案服务的主动性和有效性。

二是落实“高校档案机构是出具档案证明的唯一机构”的规定，确保出具证明的准确性。

三是不断增强档案工作服务发展的前瞻性，关注学校发展动态，为学校教育教学、为师生做好跟踪服务，发挥档案的利用效率。

四是以新时期高度发展的电子科技为依托，编制各种检索工具，以校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以各种服务方式为手段，为档案开发利用创造一个广阔的空间，实现高效档案资源共享。

五是利用档案资料编写校史、招生简章、各类宣传册、宣传片等，以丰富翔实的真实资料记录学校历史，宣传推介学校。

（作者为潍坊工商职业学院档案科科长 讲师）

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参考文献

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