高校电子档案管理的优化策略分析

菏泽医学专科学校 陈航

内容提要：随着我国的信息技术迅猛发展，网络技术被广泛的运用到各个领域，高校的档案管理也进入了电子管理的时代。电子档案管理能够有效的提高高校档案管理的工作效率，但是高校的电子档案管理从无到有，从有到运用熟练是需要一个过程的，本文基于完善高校电子档案管理工作，提出了优化高校电子档案管理的相关策略。

关键词：高校档案管理、电子档案管理、弊端、优化策略。

优化高校的电子档案管理需要我们在发展中不断探索，摸着石头过河，解决问题。高校电子档案管理实施以后给高校的档案管理工作提供了很多的便利，为了继续推进高校的电子档案管理，我们对现在的高校电子档案管理工作进行了分析。

一、目前高校电子档案管理工作中出现的弊端

高校的电子档案管理虽然已经实行多年，也给档案管理工作带去了不少的利益，但是，在发展过程中还是出现了很多的弊端，严重的阻碍了高校档案管理的工作进程。

（一）各个高校之间缺少在这方面的交流学习

当前，我国各大高校在电子档案管理这块缺少相应的交流学习，没有深入的对这一块进行研究探讨，缺乏统筹发展的观念，总体来说就是一盘散沙。高校的电子档案管理筹备工作，包括设施设备、场地建设等等都是谁有能力谁建，不能够实现资金共享、技术共享，各大高校的电子档案管理技术水平参差不齐，一些直属教育部的院校起步早、技术好，由于某些领导人员的不够重视，使得另外的一些起步晚的高校技术设备也非常的落后，得不到所需要的技术和资金支持。

（二）管理模式不规范，缺乏标准化的管理机制

不同的高校所使用的电子档案管理软件是不一样的，其档案分类也各有差异，这样的管理模式长此以往必定会导致全国高校的档案衔接出现网络问题，增加了档案管理上级工作的工作压力。

（三）电子档案管理安全性能低

目前的高校电子档案管理在每一个工作阶段所使用的安全防护软件不能够配套，而且在短时间内频繁的更换安全密钥，安全防护软件缺少自动升级功能，这就使得电子档案管理的每一步流程衔接不恰当，容易在信息交接的时候出现安全问题，容易造成整个管理网络陷入瘫痪的问题。

（四）管理人员缺乏管理意识、技术水平不到位

高校电子档案管理人员的技术水平和管理意识直接影响了高校电子档案管理工作进程。然而，在实际工作中我们发现，某些高校的电子档案管理人员的技术水平达不到要求，虽然电子档案管理已经推行了一段时间了，但是学校缺少对人员的相关技术培训，工作人员的管理意识也不强，不能实现自我提升。

（五）缺乏对电子档案管理的风险评估体系

高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且作出应对风险的多个应急方案，但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。

二、高校电子档案管理的优化策略

在了解到高校电子档案管理的漏洞之后，我们提出了相应的解决方案，供各大高校参考，帮助他们在未来的电子档案管理工作中加快网络化档案建设步伐。

（一）提高管理人员的素质

要提高管理人员的素质必须加强工作人员的思想建设、职业道德建设，加快思想解放，学校要开展关于档案管理工作人员的思想政治教育学习活动，建立爱岗敬业模范，提高工作人员的工作积极性以及对职业的热爱程度；另一方面，加强他们的职业技术培训，给档案管理人员提供职业技能培训渠道，要求其掌握相应的软件运用方法、数据管理方法，使之能够满足高校电子档案管理的工作需求。

（二）加强电子管理软件的技术研究和共享

各个高校应该建立一个电子管理软件研究开发中心，创新出适用于自己院校使用的电子档案管理软件，增加对这一研究项目的资金投入，各个高校领导人应该转变从前狭隘的思想观念。踊跃的分享自己学校的基础成果和管理经验，给资金紧张的院校提供经济支持，整体提高高校的电子档案管理水平。

（三）做好基础的档案管理工作

地基打的好楼才建的高，高校电子档案管理的基础工作就是高校电子管理的地基。基础的电子档案管理工作包括信息的采集、分析和收藏，纸质档案的管理等，电子档案管理毕竟只是一种管理形式，不能保证每一份原始档案完好无损，所以院校应该加强档案管理的基础工作，这也是在一定层面上加强了电子档案管理的安全性，在电子数据丢失的时候，能够有原始档案的支持。

（四）加强电子档案管理的相关设备管理

高校需要创新电子档案的存档途径，给各个部门配备齐全相应的电子设备，提供设备技术支持，采用统一的格式对信息进行整理、储存，接洽好电子档案管理的每一流程，减少接洽过程中的风险，购进研究具备自动升级功能的安全防护软件，采用配套的管理软件，减少电子档案的后期整理工作问题。

（五）加强安全密钥的分属管理

安全密钥是打开电子档案的一把钥匙，是破解安全防护软件的重要工具。加强安全密钥的分属管理。我们要本着确保信息安全的目的，减少档案的提取流程。首先我们可以采取指纹认证，传统的身份证认证是有漏洞的，是认证件不认人的，采取指纹认证后能够确保提取人身份和证件统一，然后实行一人分管多个安全密钥的方式，在安全密钥获取上减少办事时间，增加获取安全密钥的信息认证就可以了。

结语

电子档案管理是高校档案管理的有效方式，机器管理不可避免的会有一些漏洞或者缺陷，因此我们要不断的改进软件的科技含量，在提高安全性能的基础上降低软件的操作难度，方便档案管理工作人员使用，同时也提高了电子档案管理的工作效率。

（作者为菏泽医学专科学校综合档案室科员 助理馆员）

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参考文献

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