征集，档案资源补充的重要方式

王慕红 北京市档案馆

大陆历史悠久档案资料众多，由于受历史变迁和自然环境等因素的影响，大量档案资料分散于各地区及机构组织，或散落在民间，甚至流失海外，部分档案资料的保护状况令人担忧。为此，各级国家档案馆肩负着保存社会记忆和传承人类文明的重要使命，加强档案资料的征集工作，让人类珍贵的档案遗产及时得到保护，服务社会发展，是档案馆义不容辞的责任。

档案资料征集是档案馆馆藏资源建设的重要途径之一。北京市档案局馆自《中华人民共和国档案法》颁布以来，近十多年来，始终把面向社会广泛征集档案资料，作为档案资源建设的一项重点工作常抓不懈，积极采取社会征集、接受捐赠、主动记录及开发利用等有效方式，有力地推动档案资料征集工作的开展。截止2012年底，先后有450多位个人270多个组织向我局馆捐赠了57000多件，上自清末下迄当今近百余年各种门类的档案资料，其中，有赴台湾征集的抗战时期有关抗战损失调查材料76件；同时，北京市档案馆自2004年开始先后从英、法、德、美等国征集档案资料1500多件。进一步丰富了馆藏资源，优化了馆藏结构，促进了档案资料的开发利用。

1 加强领导，夯实基础，确保征集工作有力开展

北京市档案馆自开展征集工作以来，得到了国家档案局的指导检查，国家局领导多次到北京市档案馆参加征集活动和视察工作，业务主管部门长期给予具体指导和帮助；得到了市委、市政府的重视与支持，在机构编制和人员经费等方面给予大力投入。北京市档案馆每年将征集工作列入重要议事日程，领导班子经常召开会议研究征集工作，北京市档案馆主要领导亲自指导工作并提出具体要求。

为了做好征集工作，1995年北京市档案馆成立收集处，正式明确征集工作的职责和任务，配备了专业人员及设备设施，将征集专项经费列入局馆年度经费预算并逐年提高；2012年，为了加强征集工作，北京市档案馆又将征集工作从收集处独立出来成立了征集处，进一步强化征集工作的地位。

为了确保征集工作的有序开展，北京市档案馆专门制定征集工作方案和征集规划，明确目标与任务，落实责任与措施。制定了《北京市档案馆捐赠档案资料管理办法》等相关制度，规范征集工作流程，落实工作责任制，使征集工作更加制度化、规范化、科学化。

2 转变观念，深化认识，开创征集工作的新模式

时代在发展，社会在进步，档案资料征集工作也要与时俱进，必须变革传统的档案资料征集工作的思维定式，积极探索新形势下档案工作的规律和特点，树立大征集的理念，增强档案资料征集工作的使命感和责任感。近年来，北京市档案馆根据形势发展的需要积极探索档案资料征集工作方式方法，规范完善征集手段，在思想观念和工作模式上，注重三个方式的转变，形成了新的征集工作格局。

2.1 由被动征集到主动征集方式的转变

多年来，档案部门开展档案资料征集工作，往往采取“等客上门”的方式，通过向社会发放征集通告或在媒体上刊登征集信息后，便等待档案送上门来，工作比较被动，征集效果往往不够明显。近年来，北京市档案馆根据这种情况进行了深入分析研究，找出问题的成因与对策，统一了认识。确定只有主动出击，主动介入跟踪征集，才能扭转征集工作的被动局面。为此，我们积极参与，主动融入到全市中心工作中，将档案资料收集工作与重大活动及重大事件同规划、同部署、同落实、同收获。先后参与了北京筹办举办奥运会、建国60周年、建党90周年、北京防治非典等活动的档案管理工作，在全力做好活动档案管理接收的同时，积极开展接收范围之外各种类型档案资料的征集；我们还利用建党90周年活动开展专题档案资料的征集，仅这一展览就征集了1万多件档案资料；通过主动拍摄定向采集，积极开展城市记忆与历史追忆史料的征集工作，征集了党史党建、城乡一体化建设、市政建设、非物质文化遗产等大量的档案资料。由“别人送”到“自己收”的变化，使我们不仅改变了以往被动征集的局面，也为今后开展档案资料征集工作开阔了新的思路。

2.2 由独自征集到借力征集方式的转变

长期以来，征集工作往往是档案部门自己“搭台唱戏”并“唱独角戏”，“借台唱戏”“联合唱戏”很难实现，相对接收工作而言显得势单力薄，致使征集工作举步维艰。我局馆领导及征集工作人员及时发现这个问题，清醒地意识到这样下去征集工作的路会越走越窄。为此，我们提出加强融合、结合、整合的工作思路，加强与市有关单位、社会组织及北京市档案局馆处室的沟通合作。

一是借助领导之力，通过领导牵线搭桥，征集人员主动登门，征集了彭真、何鲁丽、彭珮云、雷洁琼等党和国家领导人以及李锡铭、白介夫、刘导生等市领导各种类型的档案资料；

二是借助活动之力，借助参与全市重点工作平台融入档案征集工作，北京奥运会、国庆60周年和建党90周年等活动的档案资料征集就是非常典型的事例；

三是借助单位之力，与市委党史研究室开展北京党史资料的联合征集；

四是借助学术之力，通过与史学界开展抗战史、北京地方史的学术研究进行档案资料的征集；

五是借助社会之力，我们还与北京回忆久久等民间组织的开展合作；

六是借助内部之力，通过加强与业务指导处的沟通协作，联合开展重点项目和专题档案资料的接收与征集，如三名档案、北京园博会及非物质文化遗产等；

七是借助展览和编研之力，通过举办《一切为了人民—纪念中国共产党成立90周年》《北京的胡同四合院》《故事爷爷孙敬修》等展览开展档案资料的征集，通过编研出版《北京和平解放》《杨度日记》《那桐日记》等开展档案资料的征集。

通过这些多部门多领域和跨界的档案资料征集，不仅拓宽了征集工作视野、渠道和范围，也为今后档案资料征集工作开辟了新的途径。

2.3 由单一征集到多样征集方式的转变

以往档案馆开展档案资料征集工作，无论从内容到形式大体与接收相同，主要以纸质文字材料为主，照片及实物为辅，征集手段与方式相对单一，从丰富馆藏改善结构的角度看，难以适应新形势发展的需要。为此，近年来，我局馆及时调整了征集方向，加大特色档案资料的征集力度，如三名（名人、名牌、名胜）、城市记忆、文化遗产、民俗风貌等方面的档案资料，加大了照片、地图、声像、实物等多种载体档案的征集，通过接受社会捐赠、选购、境外征集、影像拍摄、口述采集等多种方式，征集了大量不同载体的档案资料，其中征集的数码照片和数字音视频档案规模与数量逐年提高。同时，我们还积极采用新技术新方法开展口述档案征集，局馆配备了专业人员和设备，提供了经费保障。先后独立开展和与有关单位合作，采集了党史、文化、教育等方面近百人的口述档案。通过积极采取灵活多样的征集方式，不仅创新了征集工作手段，也为今后档案资料征集工作增加了新的活力。

3 加强调研，明确重点，务求实效抓好征集工作

近年来，我局馆坚持以科学发展观为指导，积极探索，大胆实践，抓住机遇，突出重点，积极稳步地推动档案资料征集工作。

3.1 广泛调研，加强征集工作的针对性

开展调研是确定征集方向，明确征集范围，避免盲目征集的重要手段。多年来，我们始终关注档案事业的发展变化，及时了解和掌握新形势、新事物、新问题和新情况，并根据本地区的实际，适时调整征集工作目标与任务，以便适应新形势发展的需要。

征集工作是馆藏资源建设重要组成部分，是接收工作的补充。为了做好“拾遗补缺”的工作，我们对馆藏的分布、结构、形式和基本内容进行了分析研究，到有关图书馆、档案馆及研究机构查阅了大量资料，利用互联网查询了境外信息，广泛了解社会档案资源状况；同时，我们还加强与兄弟省市及区县档案馆学习交流，与业务指导处开展收集工作联合调研，召开座谈会研讨会。在广泛深入调研的基础上，结合中心工作与馆藏“空白点”确定征集的工作范围，并制定工作规划，明确目标与任务，为顺利开展征集工作奠定了基础。

3.2 突出重点，加强征集工作的有效性

鉴于档案资料征集比较零散缺乏系统完整“点多面少”的特点。近年来，我们及时调整征集工作策略，改进工作方法，采取有计划有目标有组织的定向专题征集，专题的确定主要依据全市及档案事业中长期发展规划、国家的大事要事、我市每年的工作中心及本局馆的工作实际，通过有计划有组织地专题征集可以在有限的时间内达到较完整系统征集同一主题的档案；同时，我们还明确了征集工作远近结合（年代久远与年代较近）、内外结合（境内与境外）、分合结合（分散与整合）的基本原则；将每个专题落实专人负责，实行项目负责制。近几年，我们抓住机遇，重点开展了党史、三名、劳模、奥运、知青、城市交通、胡同四合院等具有北京地方特色专题的档案资料征集，收到较好的效果。

4 加强宣传，注重开发，充分发挥社会服务功能

4.1 注重宣传，扩大影响，努力营造社会征集的良好氛围

档案资料征集工作需要全社会的支持，提高社会档案意识，增强社会档案自觉，采取多种形式的宣传是做好档案资料征集工作的有效手段。多年来，我局馆非常重视档案资料征集的宣传工作，征集部门与宣传部门通力合作，充分利用首都新闻媒体的资源，借助广播、报刊、网络、短信、微信等档案媒体和社会媒体刊发征集信息，我们与中国档案报、北京日报、北京电视台、北京广播电台、北京青年报、首都之窗等多家媒体建立合作关系；利用每年的“档案馆日”对社会公众进行宣传并开展征集；此外，我们还利用举办展览、编研出版、捐赠仪式、座谈会等形式。扩大征集工作的社会影响力，社会公众的捐赠意识得到显著提升，为推动档案资料征集工作营造了良好的氛围。

2011年北京市档案馆在参与北京市举办“一切为了人民——纪念中国共产党成立90周年展览”期间，不失时机地开展档案资料征集工作。在筹展中，我们抽调11人组建了征集队伍，根据展览需要面向各个单位和社会广泛征集。展览开展后我们又设置现场征集，在展厅和档案馆开通电话咨询热线，接受社会公众的咨询和捐赠，在此期间，共向参观者发放征集公告3万7千多份，先后有80人及3个单位捐赠档案1千余件。同时，我们还主动与多家媒体联系，提供宣传材料，首都各大媒体纷纷报道了征集情况和征集背后的感人故事。现场征集活动成为展览的亮点、媒体的热点和社会的焦点，起到了良好的宣传效果。

4.2 搞好开发，提升价值，充分发挥征集档案的社会效果

征集档案能否得到最大限度的利用和开发，直接决定了档案信息服务的效果和档案价值的实现。近年来，我局馆十分重视征集档案的开发利用，积极采取多种形式为社会提供服务。

为了展示十多年来的征集成果，同时答谢广大热心捐赠者，2010年10月北京市档案馆举办了《个人捐赠档案资料展》，展览吸引了众多社会公众参观。中央电视台、北京电视台、北京广播电台、中国档案报、北京日报、北京青年报等多家媒体进行报道。2012年北京市档案馆又整理挖掘征集的孙敬修先生档案，与北京市教委联合在市少年宫举办《故事爷爷孙敬修》展览，展出一个月共有5100多人参观，尤其受到广大少年儿童及家长朋友们的欢迎，许多曾经听过孙敬修先生讲故事的“大朋友”也来参观。中央及北京市十多家新闻媒体相继进行了报道。另外，我们还在“档案馆日”期间及8所小学中巡展。为了使更多的公众了解展览内容，我们还在北京档案信息网和北京市少年宫网站上同步推出了网上展览。展览收到较大反响，孙敬修先生生前的学生、同事和朋友等参观后，纷纷将自己保存孙敬修先生的书信、照片等捐赠北京市档案馆，同时，我们还采借此机会，专门采访整理了何鲁丽、于兰、曹灿等20多位，孙老的朋友、学生、同事的口述档案，进一步丰富孙敬修的档案。

为了将征集档案通过编研成果回馈社会，2001年北京市档案馆编研部门将中国近代史上的风云人物杨度早年生活日记，以《北京档案史料》专辑的形式公布出版，并与征集部门联合促成其家人将杨度日记原件无偿捐献给我馆。之后，我们又将目光转向同样是中国近代史上的风云人物，清朝重臣《那桐日记》的征集出版工作，经过编研人员与征集人员，反复与《那桐日记》的保存者那桐之孙张寿崇先生沟通协商，达成先由北京市档案馆在《北京档案史料》上刊登《那桐日记》后再捐赠的意见。在长达六年的整理出版征集过程中，编研人员与征集人员始终抱着严谨负责，服务周到的工作态度，努力将编研出版做得更加专业，将服务工作做得更加到位，整理、复制、点校、审核等环节一一细致专业，得到了那桐后人的认可与赞扬。在编研征集期间，那桐的后人曾提出想拍卖日记手稿，我们闻讯后及时与其家人沟通，经过大量说服工作，最终他们将那桐日记手稿35册和《那桐奏折存稿》共计40件档案捐赠我馆。2012年那桐后人又再次捐赠那桐讣闻8件。2006年《那桐日记》正式出版，我局馆召开了《那桐日记》捐赠及出版座谈会，与会专家高度评价了《那桐日记》的整理出版征集工作，认为这对保护国家珍贵文化遗产具有十分重要的意义，也使我馆又增加了珍贵的历史文献。

为了扩大档案资料征集效果，我们还通过档案学术交流、文化讲座、合作编研、制作专题片等形式，广泛宣传与开发征集档案信息，有效地促进档案资料的征集工作。

台湾历史学家、人类学家王明柯先生认为社会记忆以两种方式整理和流传：一是保留在档案部门的静态的、绝对的社会记忆；二是被人们传达的动态的、相对的社会记忆。档案是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要资源，是一个国家历史文化遗产的重要组成部分，也是人类进步发展的共同记忆。它的积累、保存和有效利用，需要我们的共同努力。为了建立覆盖广大人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，档案征集工作需要不断加强，也希望得到各级领导、部门及社会各界人士的大力支持。

（2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会议论文）