张照余：关于档案信息化建设的几个问题

2021年6月24日，苏州大学社会学院张照余教授在山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会2021年年会暨学术研讨会上，给全省高校档案同仁做《关于档案信息化建设的几个问题》的高水平学术报告。报告从档案信息化目标与方向、档案数字化、电子文件单套制归档、数据存证保全、数字档案馆建设五个方面对档案信息化建设进行了阐述。

一、关于档案信息化目标与方向

档案工作的目标是资政、存史、文化，档案信息化建设应与此相对应，首先要适应数字环境、网络环境等新环境，侧重解决电子文件归档的真实可靠和长久可读问题，为网络空间留存社会记忆；其次要利用好信息处理技术、网络技术、扫描技术、信息挖掘技术等新技术；最后要做好基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、制度标准体系建设等档案信息化任务。

二、关于档案数字化

扫描目的是为了在线利用和备份纸质原件，因此扫描范围要根据利用率和重要程度进行确定，扫描参数设置应以最大限度地接近档案原貌为原则。张教授建议一般情况下采用彩色扫描方式，分辨率设置为300DPI。

三、关于电子文件单套制归档

电子文件单套制是未来的发展趋势，同时也有国家法规作为依据。实施电子文件单套制归档需做好如下准备：一是文件形成过程的电子单轨制或混轨制，二是具有身份认证和内容确认手段，三是具有在线采集平台或线下采集工具，四是档案管理系统具备接收导入和管理电子档案的功能。

四、关于数据的存证、保全

存证是指在归档时针对电子文件的原始状态留下证据，又称归档文件原始性的固化和可验证。存证是为了明确文件的实际状况、理清双方的责任，也是法律对归档电子文件具备凭证效力之要求。国家对电子档案的原始性进行固化存证的要求，早已有之。可运用校验算法（Hash运算）计算归档电子文件的校验值，并通过对校验值加盖时间戳、上传区块链的方法，有效实现电子文件的存证。在存证的基础上，还要通过监测电子档案的保管状态、及时修复文件错误等方法和措施实现数据保全。

五、关于数字档案馆建设

    数字档案馆是一个综合体，它拥有互联网、政务网、局域网等建设平台，具备收、管、存、用等功能。在建设过程中，应重点考虑如何让电子档案永久活下去的问题。除了存证、保全技术外，还应通过格式转换、载体迁移、迁移过程记录、电子文件解析等方法实现电子文件的永久保存。另外，还应注意以下问题：一是功能适用、实用，二是避免技术完美主义，三是防止被开发商绑架，四是建议集中资源，联合开发，顶层设计，自上而下。

张教授为山东高校档案界带来一场知识盛宴，他的报告图文并茂、深入浅出，内容贴合实际，具有很强的可操作性，受到了参会代表的齐声赞誉。

（记录人：谢怡）