在山东高校档案管理专业委员会2015年年会上的工作报告

2015年7月12日

山东高校档案管理专业委员会秘书长 叶春岐

各位理事，各位代表：

备受各高校档案管理同仁关心呵护的山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会，自成立至今已一年有余。一年来，常务理事会牢记学会宗旨，领导秘书处积极开展工作，热心为会员和高校服务，从基础工作入手，建立健全工作秩序，如期召开年会和举办其他活动，取得了可喜成绩。受常务理事会委托，现将学会一年来的主要工作情况及今后主要工作建议，向理事会报告如下：

一、学会成立一年来的主要工作

（一）进一步梳理入会和理事推荐情况，调整增补理事会成员

2014年5月22-24日，山东高校档案管理专业委员会成立大会暨第一届理事会年会在博山举行，大会审议并通过了本会章程和经费管理办法，通过了理事会理事、常务理事，理事长、副理事长、秘书长等人选推荐原则等事项，选举产生立了第一届常务理事和理事长、副理事长、秘书长等理事会组成人员。会后，针对在申请入会和理事候选人推荐过程中，有的高校已申请团体会员，但未推荐理事候选人或推荐的候选人尚不具备理事候选人条件；有的高校只推荐理事候选人，未申请加入团体会员，以及申请或推荐材料缺项等情况，为理顺团体会员与理事组成的关系，便于今后活动开展，进一步完善申请推荐材料，在常务理事会领导下，秘书处分别与有关高校联系沟通，继续指导申请入会和理事候选人推荐工作并督促有关高校提交团体会员申请和理事候选人推荐材料，截至2014年11月底，确认团体会员95个、理事90人，个人会员7人，并建立团体会员、个人会员申请和理事候选人推荐基础档案。

鉴于以下三种情况，常务理事会对理事会成员进行了部分调整。

一是一年来有关会员单位档案机构及人员发生了一些变化。这种情况主要涉及齐鲁工业大学。2014年12月学校换届调整，档案馆升格，张志业（副研究员）调入档案馆任馆长，张树增调任工程训练中心。在本次会议报名过程中学校提交了理事候选人推荐表，推荐张志业为理事候选人。

二是已申请团体会员，但未推荐理事候选人（或当时推荐的理事候选人尚不具备条件）。这种情况主要涉及山东艺术学院、山东政法学院、山东商业职业技术学院、青岛酒店管理职业技术学院、山东工业职业学院、山东铝业职业学院、山东水利技师学院、烟台南山学院、德州科技职业学院九所学校。在本次会议报名过程中有四所学校提交了理事候选人推荐表。

三是个人会员转换为团体会员。这种情况主要涉及枣庄科技职业学院。入会时申请为个人会员，之后又履行了团体会员义务，缴纳了会费。这次学校提交了团体会员申请表，并推荐办公室档案室副研究员吴艳为理事候选人。

7月11日，经常委理事会议研究，决定增补齐鲁工业大学档案馆馆长张志业为理事、常务理事；增补山东艺术学院党委（院长）办公室机要档案科科长（中级职称）王颖、山东商业职业技术学院综合档案室主任、馆员杨帆、青岛酒店管理职业技术学院党政办公室主任、讲师于宏刚、山东工业职业学院办公室综合科科长、馆员毛瑞萍，枣庄科技职业学院办公室档案室副研究员吴艳为理事。同时按照惯例，聘请省档案局法规经科处副处长臧成刚、省教育厅办公室副主任李苏，担任山东高校档案管理专业委员会顾问。请大家以热烈掌声表示欢迎。

（二）建立信息发布和交流平台，促进学会工作有序高效运行

2014年5月，成立大会结束后，在常务理事会领导下，秘书处根据工作安排，开始筹备学会网站建设，以建立快捷高效发布公告学会工作，开展高校档案学术与业务交流，宣传档案工作政策法规，报道全省高校档案工作动态和规范建设与创新发展，增进各高校档案机构之间的联系与交流的信息平台。

2014年5月底，秘书处组织开展网站建设咨询、调研活动并征求意见。6月4日，正式向制作方递交网站意向设计书。一周后即6月11日，制作方提交网站版面设计稿，经征求意见、反复调整修改，初步确定方案。6月17日，向秘书处所在单位申请网站登记、校园网域名、校园网虚拟主机等事项，将网站正式部署到虚拟主机上运行，同时集中收集、整理网站素材并组织上传各栏目（板块）信息。7月4日，经过一个月的紧张工作，学会网站初步建成，进入试运行阶段。

在网站建设过程中，尤其在初建资料提供方面得到了各位领导、专家的大力支持，其中山东科技大学曲绍燕馆长提供了《专家讲座》栏目课件部分资料，山东大学楼蔚文馆长提供了《他山之石》栏目部分资料，山东中医药大学李元霞馆长提供了《文件讲话》栏目部分资料，在此谨向他们表示感谢！

网站建立一年来，有力推进了学会各方面工作的有序开展，网站已成为全省高校档案管理者学习交流的重要载体。通知公告、新闻动态、政策法规、文件讲话、专家讲座等栏目（板块）信息发布、更新、上传力求及时规范、内容丰富，目前基本可满足高校档案管理者日常工作学习需要。但网站建设尚有不完善之处，如《业务建设》栏目（包括资源建设、安全保护、档案编研、信息化建设等内容）和《学术交流》栏目亟待充实和完善。力量是凝聚起来的，做任何一件事情都要依靠大家的力量。希望按照学会网站栏目建设秘书处工作人员分工，秘书处组成人员切实落实工作职责，从关心学会、热心服务的信念出发，尽快完成所负责的栏目建设任务并适时提供相关素材，保持网站内容常看常新。

（三）建立学会公文格式和行文规则，根据需要适时制发文件

为规范学会公文制发管理，与高校党政管理衔接，参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012），设计印制了固定的学会信函格式，根据工作需要及时制发有关文件，并通过网站、山东高校档案QQ群和电子邮箱发布。

网站是学会信息发布和资源共享的主渠道。在这里，希望各高校档案管理同仁经常登录学会网站，关注学会网站信息。山东高校档案QQ群在学会日常工作中，发挥了积极的辅助作用，在此向群组的各级管理人员以及热心传递学会活动信息的同仁们道一声：谢谢！希望群友们再接再厉！

（四）充分发挥桥梁纽带作用，积极主动为会员和高校服务

学会章程第二条明确规定，本会是党和政府联系全省高校档案管理者的桥梁和纽带，是推动高校档案事业发展的重要力量。在日常工作中，学会始终保持与省教育厅办公室、省档案局法规经科处的联系，同时积极承担主管部门交办的相关任务和事项。

2014年5月，借学会成立大会之机，举办《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）和重点建设项目档案管理两个专题讲座。本次会议还将结合高校档案工作实际，举办档案工作科学化管理规范专题讲座。配合主管部门工作安排，举办专题讲座等不同形式的业务培训，不断推进全省高校档案工作发展与创新。

7月中旬，根据省档案局的通知要求，组织驻济30余所高校档案机构负责人参加了在山东大厦举行的全省档案工作专题报告会，听取了国家档案局局长杨冬权就加强和改进新形势下档案工作所作的专题辅导报告。组织驻济的10所高校的档案机构负责人参加了由中共山东省委组织部、山东省档案局联合组织的全省档案领导干部专题培训班在授课阶段结束之际举行的17地市档案局下半年档案工作改革与创新交流会。本会还积极参加研究会的活动。

2015年1月，由省教育厅办公室主办，全面、客观反映现阶段山东高校档案工作情况和各高校依法依规开展档案工作、规范档案管理的工具书——《山东高校档案工作概览》出版发行，受省教育厅办公室委托，学会积极承担向全省各高校分发邮递出版物等任务。

（五）开展会费收缴工作，加强经费管理，自觉接受监督

学会章程第三章（会员）第九条（会员义务）第一款规定，遵守本会章程，执行本会决议，按时足额缴纳会费。学会经费管理办法第二章（经费来源与用途）第六条规定，会费是本会经费的主要来源。会员应于每年第一季度缴纳当年会费，新入会会员应于入会当月全额缴纳当年会费。团体会员会费标准暂定每年300元。

截至2015年7月12日会前，已缴纳2014年度会费的会员单位或高校81所，缴纳2015年度会费的会员单位或高校65所。2014年经费支出4325元，其中，网站制作及虚拟主机分担费3300元；印刷费360元；市内交通费280元；邮递费等385元。2015年缴纳中高档分会会费3500元（其中2014年会费1500元、2015年会费2000元），财务工作补贴2000元。合计收入43800元，支出9825元，结余33975元。

学会经费管理办法第四章（财务管理与监督）第十四条规定，本会经费由山东省高等教育管理科学研究会统一管理，单独核算。也就是说，研究会设专职会计，负责经费核算，本会的日常开支需定期到研究会报销。

二、学会下一步主要工作建议

（一）为会员服务，搭建“三个平台”

围绕服务，主要搭建三个平台。一是学会网站（网址sdgxda.ujn.edu.cn）。充分发挥网站信息发布和资源共享的主渠道作用。二是山东高校档案群。实际上QQ群在学会成立前就应运而生了，下一步通过加强微信群建设，进一步拓展学会的活动方式和空间。三是片区协作组。为加强秘书处与各片区和片区内各高校之间的有效快捷联系。经常务理事会研究，决定建立片区协作组，根据片区所属高校数量多少，每个片区设2-4个组长单位及联络人，逐步健全“秘书处—各片区—各高校”信息联络机制。

片区协作组的主要职责：一是对学会秘书处负责，上传下达；二是联系服务本片区会员和高校，组织协调本片区活动。各片区协作组划分如下（另见）。

（二）加强学术研究与交流

一方面充分发挥学会开展学术研究与业务交流的主导作用，以学术引领活动，针对实际问题进行研讨交流，提高活动的学术含量。另一方面各片区针对本片区会员或高校档案工作中的新情况新问题以及各会员的愿望，组织本片区会员或高校开展主题研讨交流，以求实效。各片区开展活动，学会将给予必要支持。

（三）开展高校档案业务培训

根据主管部门安排，承接政府职能转移，定期或不定期开展全省高校档案人员业务技术培训。培训的具体事宜正在商讨中。

各位理事、各位代表，在未来的一年里，期望各位理事、各位大家更加关心关注学会建设与发展，以改革创新为导向，真诚提出办会的建设性意见，以不断改进学会服务，增强活动成效，努力让学会与全省高等教育发展大局更贴紧、与高校档案工作需求更贴近、与广大高校档案管理者更贴心。

以上报告，如有不当之处，请理事会提出意见。

最后，祝愿各位领导、各位同仁身体安康，事业顺利，生活愉快！

谢谢大家！