档案资源建设是档案事业赖以生存与发展的重要基础，也是关系到档案事业可持续发展的重要条件。加强档案资源建设，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。《高等学校档案管理办法》颁布以来，在工作实践中，潍坊学院档案馆探索出的“七步工作法”，具有便利的操作性，有效地加强了档案资源建设。

一、“七步工作法”简介

（一）建立网络。成立以学校分管领导为组长、档案馆长为副组长、各部门主要负责同志为成员的档案工作领导小组，领导小组下设办公室，办公室设在档案馆。各单位推荐1-2名责任心强的同志作为兼职档案员，组成全校的兼职档案员队伍。

（二）组织培训。每年对兼职档案员培训一次，培训时间一般为1天。根据每三年全员聘任一次的任期，在聘期开始的第一年，进行较大规模的培训。培训内容主要是认识档案工作的重要性、档案意识培养、档案整理的基本技术、档案管理的要求等。其它时间的培训规模小一些，主要是技术培训，增加研讨、演示环节。

（三）下发通知。每年3月上旬，档案馆发布年度档案收集整理通知，并配发归档时间安排表。对该年度的档案收集整理工作作出系统安排，使各单位有所遵循，让兼职档案员明确本单位的归档时间。

（四）分头收整。各兼职档案员按照自己的工作实际，合理搭配时间，在规定时间内，将本单位应该收集的档案及时收集上来，按照要求进行分类，将规定的内容输入档案管理系统，纸质档案装订成册。

（五）汇总审核。兼职档案员将整理好的纸质档案提交到档案馆。专职档案员逐卷逐页进行审核把关。

（六）修改完善。专职档案员对不符合要求的档案提出指导性修改意见，退回原部门重新修订、补充、完善。兼职档案员按照要求修改后，再把档案提交到档案馆。专职档案员再次审核，不达标的再次修改，直至达到要求。

（七）整理入库。专职档案员按照归类顺序将整理好的档案移入库房保存。

二、“七步工作法”的优点

（一）操作性强。“七步工作法”每一步都很清晰，内容具体，连贯性强。对于高校各部门更换频繁的兼职档案员来说，易学易记，便于操作。兼职档案员大部分由各部门综合办公室人员担任，他们一人身兼数职，事务繁忙，用于学习档案管理知识的时间确实不多。再加上，档案收集整理工作一年一次，对于各兼职档案员来说，该项工作几天就完成了。由于和下次收集整理档案的时间跨度长，刚刚学会的上网操作程序、档案分类标准等很容易遗忘。“七步工作法”言简意赅，便于记忆和操作，兼职档案员易学易记，保证了档案收集和整理的完整性和准确性。

（二）适应性强。七步工作法对于机关、企、事业单位均适用，特别是对于高校来说适应性更强一些。《高等学校档案管理办法》（2008年8月20日 教育部 国家档案局令27号公布）第三章第十六条明确规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。学校各二级学院、各管理部门是档案材料的形成单位，也是档案的立卷单位。档案收整工作在学校档案主管部门的统一领导下，各立卷单位，在规定的时间内，按照一定的步骤，经过几次反复，将上年度的档案材料整理后交于档案部门管理保存。“七步工作法”较好地涵盖了这一过程。不论是机关，还是企事业单位，只要按照“七步工作法”的要求去做，就会有效地做到“应收尽收”，达到预定目标。

三、“七步工作法”的成效

（一）为档案资源建设闯出一条规范路径。近年来，为了加强档案管理，中央和省有关部门颁发了一系列加强档案工作的文件。其中，加强档案资源建设是一个重要方面。在贯彻落实上级档案文件要求过程中，各档案部门采取措施，加大投入，取得了较好的成绩。但是，随着时代的发展，新情况、新问题不断出现，档案工作面对新形势、新任务、新要求，还存在一些亟待加强和改进的地方。在档案资源建设方面，就存在着档案收集征集渠道和方式需要进一步创新的问题。“七步工作法”就是在这一背景下，闯出了一条直观、操作性强的好途径。

（二）为“应归尽归，应收尽收”要求，奠定业务基础。早在2006年9月，国家档案局发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，目的是要做到各类档案应归档尽归档。2011年11月，国家档案局发布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，目的是要做到凡是对党和国家及人民群众有用的档案应收尽收，应留存尽留存。2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调各单位档案机构要及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。由此可见，“应归尽归，应收尽收”作为档案工作的一条基本要求，一直贯穿于国家有关的档案文件中。“七步工作法”遵循这一基本要求，将各单位各部门生成的档案，在规定的时间内，按照规范要求，提交到了档案部门，全面、真实的反映学校的历史面貌，奠定了有序、高效的业务基础。

（三）为学校档案部门的规范管理，提供技术手段。按照国家档案文件要求，紧密结合工作实际，在实践中诞生和不断完善的“七步工作法”，为档案管理部门依法履职履责、有效管理全校档案事务，提供了技术手段。我校通过实施“七步工作法”，有力地促进了档案资源建设，并在全省高校率先通过“山东省档案工作科学化管理示范单位”的测评。

四、“七步工作法”的工作经验

（一）领导重视和支持是做好档案工作的关键。《高等学校档案管理办法》明确指出：“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。一把手亲自抓，分管领导具体抓，这就从制度上为做好档案工作提供了领导保障。档案工作纳入了学校整体发展规划，纳入单位领导岗位职责，纳入各项工作流程，纳入年度目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。档案工作领导小组成员由各部门主要负责同志担任，他们还是各自部门档案工作领导小组的组长。他们对学校负责，也对各中层部门负责。学校领导和各中层部门领导高度重视和支持档案工作，成为我们档案工作顺利开展的关键。

（二）建立一支素质高、能力强、能吃苦的兼职档案员队伍是做好档案工作的基础。各中层单位是档案材料的形成单位，也是立卷归档单位。立卷归档的任务是由兼职档案员来完成的。所以，兼职档案员的素质高低直接影响到档案归档质量的高低。因此，我们在组建兼职档案员队伍的过程中，对兼职档案员岗位提出了明确要求，并提早与各中层单位沟通协调，把那些热爱档案工作、吃苦耐劳、素质较高的人员充实到兼职档案员队伍中。这样的一支队伍，在每年的档案收集整理中，都能够在规定时间内，保质保量地完成归档任务。

（三）档案部门加强业务指导是做好档案工作的保证。档案业务指导是档案馆工作的一项重要内容，是“七步工作法”中重要的组成部分。除了组织兼职档案员集体培训外，更多的是随时的、经常性的个别指导。在每年开始收集整理档案之后，档案馆都是派出专职档案员分组到各中层单位走访，和兼职档案员沟通，有什么问题能够及时解决。兼职档案员还可以通过微信群、QQ群提出问题，专职档案员作出答复，也给有类似问题的其他兼职档案员解决了疑惑。也可以直接打电话咨询，或是双方约好时间、地点，面对面进行交流。总之，通过不同的方式进行指导，保证了归档业务的顺利进行。

（潍坊学院档案馆供稿）